Cada vez que usas incorrectamente el email, ¡Dios mata a un gatito!

uso correcto email

Sigo con mi cruzada personal contra los malos usos del email. Que algunos se empeñan en seguir usándolo incorrectamente, oiga.

Escribo esto a colación de la experiencia que, como seguramente también en su caso, he ido fraguando en estos últimos años de vida digital.

El correo electrónico es posiblemente una de las herramientas que bien usadas (recalco, bien usadas) más pueden optimizar el rendimiento de los trabajadores de una empresa.

Un sistema eficaz e instantáneo para gestionar grupos de trabajo, indistintamente de si estos se encuentran en la misma oficina, o si como en mi caso, estamos distribuidos a lo largo y ancho del globo.

Es, de facto, mi vía principal de comunicación. Con mis clientes, con mis socios (ES), con los miembros de la comunidad, e incluso con algunos contactos personales. Mi vida profesional gira en torno a la bandeja de entrada, y es por ello que soy muy estricto con el uso que le doy a las notificaciones, las opciones que me ofrece el gestor de correo, y las comunicaciones que permito que me lleguen (o que me molesto en contestar).

Pero ni es una herramienta de mensajería instantánea (para ello tenemos ya otros servicios), ni es un burofax. La realidad de la mayoría de bandejas de entrada es justo la contraria. Proliferan los malos hábitos en el uso del correo electrónico, que hacen que al final este sea un lastre para la productividad. Un elemento que hay que consultar patológicamente en cada momento, que no suele aportar valor (todo lo contrario), y que acaba por sumar muchísimo más tiempo al trabajo como tal que el que en teoría debería restar.

Así, me ha parecido interesante ofrecer cinco tips para que se los pase, así como quien no quiere la cosa, a ese elemento o grupo de trabajo que sistemáticamente está haciéndole la vida imposible vía email.

Porque casualmente esa persona no llegará nunca a preocuparse por el asunto (y mucho menos a ver este artículo).

1.- Las palabras URGENTE, IMPORTANTE, PRIORITARIO y AHORA MISMO, deberían estar prohibidas

¿Sabe a qué me refiero, verdad? Ese “amigo” del trabajo que acompaña cada asunto con un URGENTE.

¿No te das cuenta que si todo es urgente, al final nada acaba siéndolo? Que ya sabemos que a todos nos gusta tenerlo todo ahora mismo. De hecho, el compañero ya sabe que debe ir solucionando los problemas del día a día lo antes posible.

¿Qué conseguimos con esto? Que cuando haya algo que tiene que ser atendido en ese mismo instante, ya hayamos perdido la credibilidad necesaria para motivar ese trabajo extra.

De hecho, sí resulta interesante para estas escasísimas situaciones, levantar el culo del asiento y acercarnos al de nuestro compañero, o llamarle si es que trabajamos deslocalizados (ES). Solo para cuando de verdad interrumpir a la persona es verdaderamente importante (abstenerse de molestar a alguien para cualquier tontería, por muy crítica que te parezca). Pero evita el uso de estas palabras.

2.- Escribir en mayúsculas = gritar

¿SERÍA CÓMODO QUE ESCRIBIERA ESTE ARTÍCULO ENTERO EN MAYÚSCULAS? A que no, ¿verdad?

En el mundo digital, las mayúsculas sirven para enfatizar el discurso, para hablar en alto.

Es por ello que si queremos mantener una cordialidad adecuada en un hilo de conversación, habría que evitar en la medida de lo posible utilizarlas.

Porque el que lo lea sentirá que le estamos gritando, y eso no le gusta a nadie.

Es más, ¿quién dijo que los asuntos deberían escribirse siempre en mayúsculas? Esto ya es el colmo de los colmos. No porque esté en mayúsculas voy a leerlo antes, y cuando lo haga, entraré al email con la idea de que quien me escribe me está gritando, ergo estaré ineludiblemente menos interesado en agradarle.

3.- Meter en copia a todo el departamento

Otro de los clásicos. Ahora parece que si en el hilo no están metidos los interesados, el jefe, la secretaria y sus familiares, esa conversación jamás ha ocurrido.

¿Qué conseguimos con eso? Que la bandeja de entrada se vuelva un páramo hostil, al que hay que dedicarle más tiempo del necesario para obtener mucha menos información que de verdad es crítica para nuestros objetivos.

Agrega a los destinatarios estrictamente necesarios. Aquellos verdaderamente interesados en el asunto, y evita molestar al resto de trabajadores, como tampoco querrías que a ti te molestaran.

4.- Esperar contestación a absolutamente todo

Típico email que recibes cada día a la misma hora con un adjunto necesario para realizar tu trabajo. ¿De verdad esperas que te responda todos los días?

Que oye, un Gracias de vez en cuando se agradece, e incluso lo mismo aprovechas para comentar algo de vez en cuando, y no sentir que “le faltas al respeto”, pero estoy seguro que la otra persona entiende ya que no es necesario que le respondas todos los días.

En caso contrario, lo que obtienes son nuevos emails en la bandeja de entrada que en verdad no aportan nada, y que te toca desecharlos periódicamente, con el riesgo añadido que quizás un buen día en verdad sí tenga valor y no acabes por darte cuenta.

El peor caso que he vivido es el de esos hilos infinitos (con copia a todo el departamento, como comentaba en el anterior tip) en los que además se pide por activa y por pasiva que TODOS respondan a cada email, para saber que lo han recibido.

Amig@, que los emails siempre llegan, tranquil@. Y si no llegaran, el sistema te enviará un aviso con el error.

Si algo nos ha enseñado el double check de WhatsApp es que los tiempos han cambiado. Si algo falla, nos daremos cuenta. Si no nos damos cuenta, es que todo ha salido adecuadamente :).

5.- El “Responder a todos” apocalipsis

Tanto por su uso, como por la falta de él. Para bien o para mal, hay veces en las que es necesario un email grupal.

En este caso, no es raro que te encuentres con compañeros que no saben cómo utilizarlo. O bien responden al último que escribió un email que debería llegarle a todos (rompiendo el hilo conversacional), o bien hacen justo lo contrario (diciendo lo que no se debe a un cliente, por ejemplo, o poniendo en riesgo la información confidencial de la compañía).

No seré yo quien tire la primera piedra, porque en esto hasta el más veterano puede llegar a confundirse, pero sí es recomendable entender muy bien cómo funcionan los emails, y cerciorarse en cada uno antes de enviarlo quién va en copia.

Recomiendo para ello tener activa la opción de deshacer el envío que ofrecía antaño GMail en forma de beta, y que ya ha incluido como opción en ajustes desde hace unos meses (Tanto GMail como la mayoría de servicios de correo). Son unos segundos extra que me han salvado de algún apocalipsis de copia a todos :).

Y no está tampoco mal recordar que cualquier email que enviemos, por muy dirigido que sea a una persona específica, puede acabar en la bandeja de entrada de quien no debe por el milagro de las copias a remitentes ocultas.

 

5 tips sencillos de entender, que espero simplifiquen un poco más su vida, y la de sus compañeros. La empresa (y el gatito de la foto) se lo agradecerá.

Acerca del autor

Pablo F. Iglesias es Consultor de Presencia Digital y Reputación Online y Miembro de la Comisión BlockChain de AMETIC, además de crossfighter y un comilón nato :)

11 Comentarios

  • Pues si, la verdad, el uso indiscriminado del correo, ocasiona una gran perdida de tiempo unido ello a que tambien solemos tener las mismas cuentas en nuestros smartphones. Demasiado tiempo malgastado borrando, leyendo y como bien dices incluso en mas de una ocasión desechando información que si que es realmente interesante o necesaria leer. Un saludo amigo

  • jajajajaja. Touche. namaste

  • Gracias por los consejos. Pero…

    1. El que los gatitos mueran ya no es para nada impactante o por lo menos a un monton de personas que conozco. Estan insensibilizados!?
    2. Como has dicho antes hay personas que no les interesa o nunca se van preocuparse por el asunto (y mucho menos a ver este artículo). No importa cuanto trates de llevarles por el buen camino.
    3. Personas que solo son usuarios de la internet de consumo ni le prestan el minimo atension a las mayusculas. Es como si estuvieran en otro mundo o le hablaran en otro idioma.
    Decirle que cosas como esa no se hacen haran que te respondan ” Me chupa un H…. es lo mismo!”

    • No hay que perder la esperanza SabreMK. A fin de cuentas, aunque a la mayoría le resbale esto, quizás haya alguno/a que acabe por aprender. Es más, muchos de ellos lo hacen porque sinceramente nunca se han planteado las implicaciones de estos actos.

      El artículo va precisamente por estos. Y no por aquellos que aún sabiendo, prefieren vivir su mundo y molestar a los compañeros.

  • Me parece un artículo genial, el lunes lo imprimiré y lo colgaré en el tablón de la oficina. Creo que debería de ser obligatorio el formar a los trabajadores sobre cómo utilizar el correo en una empresa para que esta sea más productiva o simplemente cómo se utiliza en esa propia empresa, ya que eso puede ahorrar mucho tiempo, sobre todo cuando vuelves a la oficina después de haber estado fuera varios días y te encuentras la bandeja con cientos de correos sin leer (que obviamente no vas a poder leerlos todos).

    • Ains Sergio, créeme que no eres el primero que me lo dice, jajajaja.

      Y sí, fíjate que son pautas sencillas, fácilmente reproducibles aunque seas un negado digital. Pero falta que te enteres que lo estás haciendo mal primero, y que tengas ganas de cambiarlo.

    • Hombre a día de hoy sería una formación simple que establezca unas normas… Y cuando dices “Que tengas ganas de cambiarlo”, ¿te refieres a la empresa o a al trabajador? Por qué a la empresa le interesa ser más productiva y al trabajador ser un excelente trabajador (en ambos casos ganan los dos jajajaja).

    • A la empresa seguramente le interese, pero ¿al trabajador? Piensa que hay muchos que trabajan porque hay que hacerlo, e incluso algunos tienen la plaza asegurada, así que no siempre se ve de buen grado cambiar los hábitos de uso de una herramienta.

      Que ojo, no lo defiendo. Estoy haciendo de abogado del diablo, que conste :).

  • Muy buenas tus recomendaciones Pablo. La única que no me parece de mayor importancia son las mayúsculas en el asunto. Agregaría en cambio una que me resulta muy molesta, ademas de pésima práctica, y son quienes envían un correo partiendo de un correo recibido para tratar un tema totalmente diferente, pero dejan el mismo asunto del correo original y como si no fuera suficiente, no borran los contenidos del mensaje original.
    Creo que muchos gatos mueren diariamente, ¡incluso en algunos lugares se los comen!

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