Comprimir pdf powerpoint

Lo comentábamos de pasada hace tiempo.

Para bien o para mal, el PDF se ha vuelto el estándar en la manera de compartir archivos digitales. Un estándar que genera mil y un problemas, pero un estándar a fin de cuentas.

Y en la consultora, como es habitual, preparamos todos los presupuesto para clientes en PowerPoint (bendito Office365), pero para compartírselo al cliente lo pasamos a PDF.

Esto llevamos haciéndolo ¿10 años? Y sin mayor problema.

La cosa es que como ya muchos sabéis recientemente un servidor, que suele ser el que tiene el contacto directo con el cliente y por tanto el que prepara los presupuestos, se ha vuelto a pasar a MacOS.

Y ¡ay amigo!

Había olvidado lo terrible que es MacOS a la hora de exportar archivos a PDF.

La impresión a PDF en Windows vs MacOS

He estado buscando información técnica por la red, y la verdad es que no he encontrado nada definitivo.

Lo que sé fijo es que por algún motivo Windows optimiza infinitamente mejor un documento al exportarlo a PDF que lo que lo hace MacOS.

Y hablamos de muchísima diferencia, ojo.

Una propuesta tipo de la que solemos enviar a nuestros clientes pesa:

  • Al exportarla desde Windows: Alrededor de 1 MBs.
  • Al exportarla desde MacOS: Alrededor de 19 MBs.

De verdad, el cambio es brutal, máxime si tenemos en cuenta que hablamos de documentos que en la mayor parte de las veces se van a abrir solo en versión digital (ergo no necesitan tener una calidad y resolución de impresión en papel), con imágenes que son solo de soporte (para propuestas de diseño tenemos otros formatos) y que para colmo se envían vía email, a sabiendas de que la mayor parte de servidores de correo imponen restricciones al peso máximo de los archivos adjuntos (el de GMail, por ejemplo, está en 25 MBs).

Supongo que por debajo hay dos razonamientos para que esto ocurra:

  • O bien es problema de Powerpoint: Que en Windows está mejor optimizado, y en MacOS es incapaz de funcionar a un nivel de exportación decente. Cosa que casi diría que no compete, ya que me pasa lo mismo también con las presentaciones que genera Èlia en Keynote, la app oficial de Apple.
  • O bien es una decisión de diseño de Windows/MacOS: Lo que tendría bastante más sentido. A fin de cuentas, Windows está más enfocado a la productividad, y MacOS al diseño. Y esto hace que imponer una compresión por defecto más alta en el sistema operativo afecte negativamente a perfiles que quizás sí necesitan mayor calidad de imagen (fotógrafos, diseñadores…) en ese porcentaje mayor de tu cliente potencial.

Sea como fuere, el caso es que después de indagar un poco he encontrado la manera de, al menos, reducir considerablemente el peso de una PPTX, para que cuando la exporte a PDF no colapse la cuota de almacenamiento del servidor de correo del cliente.

¿Cómo reducir drásticamente el peso (comprimir) de un PDF creado con Powerpoint?

Barajé la opción de utilizar un servicio de compresión de PDFs (hay muchos en el mercado, tanto vía web como vía software, tanto gratuitos como de pago), pero sinceramente, esto conllevaría tener que añadir un paso más a cada propuesta.

Y es algo que justo quiero evitar. Ya bastante tiempo «perdemos» generando propuestas para clientes (en torno a la media hora), como para añadirle unos cuantos minutos más… a algo que, recalco, hacemos bastante (afortunadamente clientes interesados en nuestros servicios por ahora no nos faltan).

Por ello, estuve buscando cómo hacerlo de forma nativa en el propio PowerPoint.

Y he acabado encontrándola, como decía, con algo tan sencillo como comprimir el elemento que más pesa en un documento a imprimir, que en este caso (a falta de los vídeos, que por razones obvias no se reproducen en un PDF) son las imágenes.

Como era de esperar, Powerpoint para MacOS por defecto no comprime las imágenes, y el sistema de MacOS para imprimir un documento en digital (es decir, para exportar a PDF) no permite como ocurre en el caso de Windows seleccionar a qué resolución queremos exportarlo.

Así que la única manera que hay es comprimiendo las imágenes en el propio powerpoint ANTES de hacer la exportación.

  • Para ello, con el documento abierto, vamos a Archivo > Comprimir imágenes:
comprimir imagenes powerpoint
  • Seleccionamos la calidad de imagen que queremos (si es para enviar por email y consumir solo vía soporte digital, con el formato de correo electrónico (96ppp) es más que suficiente).
  • Además, activamos lo de Eliminar las áreas recortadas de las imágenes (siempre y cuando no las necesitemos, claro).
  • Y le damos a aplicar a Todas las imágenes de este archivo.

Con este pequeño cambio he pasado de generar un PDF de 19 MBs, a uno de 2,5 MBs.

Queda aún lejos del mega que ocupa la propuesta de media exportada desde Windows, pero al menos es algo bastante más aceptable.

compresion imagenes pptx

El coste oculto de trabajar en uno u otro sistema operativo

No quería terminar esta pieza si filosofar un poco.

Y es que cosas como el que comprimir un PDF se haga peor en un SO que otro me parecen el ejemplo perfecto de casuísticas (sean decisiones de diseño, sean pura casualidad) que tienen un impacto económico significativo en el usuario.

Y aquí llega el corolario dilapidador:

Trabajar en MacOS, solo por esta tontería, sale más caro que hacerlo en Windows.

¿Que por qué?

Pues porque conlleva:

  • mayor gasto de ancho de banda,
  • mayor gasto en servidor de correo,
  • mayor gasto al requerir un disco duro o un servidor en la nube mayor para almacenar estos archivos,
  • mayor gasto energético al consumir este contenido,
  • mayor gasto en CPU al reproducirlo

¡Ahí es nada!

Fíjate tú como una cuestión tan banal como es comprimir un PDF mejor o peor puede afectar a tu cartera…

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