¿Cómo implementar un sistema de gestión de información cómodo y productivo?

Es, de facto, un tema que ya me han preguntado en más de una ocasión. La última, un nuevo mecenas de la Comunidad por el grupo privado de Telegram.

Pablo, ¿cómo puedo hacer para estar tan al día de la actualidad tecnológica (o la que sea) como tú?

Y lo bueno es que está en manos de CUALQUIERA de ustedes, indistintamente del tiempo y de los recursos de los que dispongan.

Para colmo, Internet nos ofrece en la actualidad todas las herramientas (todas las que voy a mencionar tienen versión gratuita) para establecer un sistema de acceso y consumo de la información estructurado, la clave del éxito profesional en un mercado económico profundamente dependiente de la continua actualización de nuestros conocimientos.

Y bajo este prisma, ya hace casi una década empecé a establecer una metodología que he ido puliendo todos estos años, adaptándola a los vaivenes del software y los cambios en las fuentes de información que consumo.

Lo hago porque me gusta estar bien informado, y porque aunque no me paguen por ello, mi trabajo como consultor y analista de información se basa… en el conocimiento que tenga un servidor de todos los avances y noticias referentes al sector informativo.

Fue, como ya he comentado alguna que otra vez, una de las razones principales para que en su día decidiese abrir este blog, en el que sistemáticamente he ido volcando todo aquello que voy a aprendiendo, y que me sirve además a mi mismo para revisarlo pasado un tiempo.

Así pues, aquí desvelo mis secretos (jeje), con la esperanza de que a alguien le sirvan para dejar de ser un consumidor pasivo de información y se vuelva una pieza de la sociedad eminentemente activa.

Falta nos hace, la verdad…

Primer paso: Crear la base de fuentes informativas

El primer punto es crítico para empezar, aunque su trabajo no terminará nunca, siendo necesario que el usuario esté permanentemente abierto a descubrir nuevas fuentes.

La idea pasa por encontrar al menos una veintena de fuentes de información estructurada. Es decir, páginas web que cuenten con un formato de lectura RSS (prácticamente todas), y que hablen habitualmente de los temas que profesional o personalmente nos interesan.

E incluso en el caso de que la fuente o fuentes elegidas no cuenten con un feed RSS al que podamos sindicarnos, existe la opción de utilizar herramientas como Google Alerts o Sinfonier para crear nosotros mismos el feed a partir de la información en bruto que sacamos de ellas.

Teniendo en cuenta estas limitaciones:

• Huir de los medios generalistas: Muchos de mis conocidos utilizan Menéame o un periódico para estar informados de la actualidad de su sector, y aunque es un apaño hasta cierto punto aceptable, no suele ser lo más adecuado. Las plataformas de agregación de contenido y los medios masivos generan muchísimo ruido (información que no nos interesa), colapsando nuestro tiempo y haciéndonos ser menos productivos en el consumo diario. Por ello mi recomendación es acudir bien sea al boca a boca (¿de qué blogs o medios minoritarios comparte información en redes sociales este grupo de perfiles a los que sigo?), a esos medios que ya teníamos fichados que aunque no actualizan a diario, suelen dar en el clavo, y también, por ejemplo, a rankings de blogs como los elaborados por los Premios Bitácoras, que son elegidos por la audiencia entre miles de participantes. Recuerde que no se trata de cantidad, sino de calidad.
• Fuentes originales: Descartada la opción de incluir a lo bruto un periódico, sí puede ser interesante fichar a uno de sus columnistas que nos satisface informacionalmente y ver si tenemos manera de que obtener un feed RSS de su trabajo. Además, una de las grandes ventajas de la era de la información es que ya no es necesario depender exclusivamente de periodistas, sino que podemos acceder directamente a las fuentes de información originales. Un servidor, por ejemplo, sigue varios blogs de las grandes empresas de nuestra época (Google, Microsoft, Amazon…), así como de aquellas organizaciones y consultoras que por afinidad profesional me interesa seguir (compañías de antivirus, agencias de la competencia, otros investigadores…).
• Los expertos, la guinda del pastel: En mi lector de RSS, como explicaré más adelante, tengo un apartado denominado VIP en el que hay alrededor de 50 bloggers y profesionales del sector. Es sin lugar a duda la categoría que más interés me suscita, habida cuenta de que se actualiza poco (la mayoría de profesionales escriben con una periodicidad superior a la diaria) y cuya calidad, al menos para mis gustos, está más que demostrada. Hacer una lista de este tipo lleva tiempo, pero es importante que empecemos lo antes posible, ya que nos guste o no esta serie de perfiles son, con su trabajo constante, los que acaban marcando la agenda informativa del resto de medios, y por ende, del resto del sector.
• Rompiendo la burbuja de filtros: Todo lo anterior sin obviar este aspecto. Es crítico que además de incluir en nuestra metodología de gestión informativa aquellas fuentes que están alineadas con nuestra forma de pensar, hagamos lo propio con otras que también hablan de los temas que nos interesan aunque sea desde una óptica totalmente contraria. Por poner de nuevo mi ejemplo, me «obligo» a tener medios de comunicación especializados en las temáticas que sigo cuyo contenido no está alineado con mi forma de pensar, o que incluso considero de peor calidad. Simplemente porque de no hacerlo puedo caer en la llamada burbuja de filtros (estar consumiendo únicamente esa parte del parqué informativo que satisface nuestras opiniones, desechando todo el resto de opiniones contrarias a las nuestras que previsiblemente conforman la parte más grande del sentir de la sociedad).

La conclusión con la que quiero que se quede es que es importante que dejemos de informarnos de una única fuente (un periódico, por ejemplo), y empecemos a ser nosotros quienes decidamos a qué fuentes acudir. Marcarnos una dieta informativa sana, continuamente actualizada (conforme vamos descubriendo nuevas fuentes, bien sea por recomendaciones de las fuentes a las que seguimos, bien sea por otros canales, las iremos añadiendo a nuestro gestor de RSS) y convenientemente saneada (si una fuente vemos que deja de sernos útil lo mejor que podemos hacer es borrarla).

Segundo Paso: Agregar las fuentes de información a un gestor RSS

hoy en día Feedly (ES) se ha sabido posicionar como la referencia indiscutible del background en Feeds RSS, recogiendo el testigo del que en su día fuera el claro vencedor (Google Reader).

Para agregar una fuente a Feedly bien podemos buscar su Feed RSS (normalmente suele ser la URL principal seguida de un /RSS o /feed) y agregarlo con el botón de «+», bien escribir directamente la URL principal en el buscador de Feedly para que éste encuentre su RSS, o bien instalar la extensión de Chrome (EN) o Firefox (EN) que nos agrega un pequeño botón en el margen inferior derecho del navegador cuando estamos en una página que cuenta con RSS.

Un servidor lo utiliza como background (donde tengo la base de datos de más de 200 fuentes que leo a diario), y accedo a él únicamente desde la web en escritorio, utilizando para la lectura diaria un lector de RSS en Android que tira de la cuenta de Feedly como es el caso de gReader (ES). Al menos para mi es más cómodo consumir información desde el móvil, pero vaya, que Feedly también cuenta con su propio lector (homónimo) disponible en todas las plataformas.

No voy a pararme mucho en este tema, porque ya lo he tratado en profundidad hace tiempo. Simplemente decir que para gestionar eficazmente volúmenes de información lo suyo es que:

• Segmentemos fuentes por temática u otras características: Por defecto todo lo que incluyamos en Feedly (o en cualquier otro gestor RSS) irá a parar a una categoría única. La idea es que seamos nosotros quienes decidamos qué categorías tenemos y lo ordenemos consecuentemente. ¿La razón? Esto nos ayudará saber más o menos cuánto tiempo tenemos que destinar a cada apartado, pudiendo asegurar que daremos como leído a todos los elementos de una categoría en un rato libre del que dispongamos. También nos puede servir para saber el grado de implicación que debemos tener en la lectura. Por ejemplo, y como ya expliqué, la categoría VIP de mi cuenta de Feedly suele estar formada por artículos de blogs personales de perfiles a los que sigo y que me leo siempre. Lo que significa que en esa categoría suele haber menos elementos pero la mayoría de las veces son elementos que leo por completo, a diferencia de otras categorías en las que, como explicaré más adelante, leo de forma diagonal a no ser que de verdad me interese el tema.
• Mantengamos el sistema saneado: Lo comenté antes, pero vuelvo a hacer mención por aquí. Es importante que tengamos nuestro gestor RSS actualizado, de manera que vayamos incluyendo nuevas fuentes que nos han parecido interesantes y también que vayamos borrando aquellas que por el motivo que sea ya no nos satisfacen. En mi caso para ello tengo la categoría XTemp. Todo lo nuevo entra en esa categoría, y estará ahí al menos un mes mientras me aseguro de que en efecto me está aportando valor. Si pasado un tiempo prudencial veo que las temáticas y el tratamiento que hace de ellas es el que buscaba, ya lo segmento a la categoría adecuada, donde es ya algo más difícil que acabe saliendo (como normalmente leo una categoría entera, no fuente a fuente, las «manzanas podridas» son ligeramente más difíciles de identificar).

Tercer paso: Imponerse una rutina de consumo de información

Aquí viene la parte fácil. Ya tenemos las fuentes elegidas y las hemos estructurado todas en una única herramienta, que será la que consultemos.

Con esto evitamos tener que entrar en decenas o cientos de páginas para saber si éstas han actualizado. Nada más que éstas actualicen nuestro gestor RSS nos marcará el número de elementos nuevos que todavía no hemos leído. Siempre sabremos, en todo momento, qué hay nuevo, lo que evita que nos perdamos cualquier información publicada en estas fuentes.

Solo queda destinar tiempo para intentar, en la medida de lo posible, tener ese contador de elementos a cero, lo que significará que llevamos el consumo de información al día. Teniendo en cuenta los siguientes tips:

• Leemos los titulares, y si nos interesa, leemos el artículo: Con la interfaz puesta en formato lista, estos RSS nos van a permitir leer casi a golpe de vista cientos de titulares de distintos medios. Y únicamente leeremos el artículo si el tema propuesto nos interesa. Tan pronto terminemos con una categoría o fuente de información, los elementos no leídos (aquellos que solo hemos visto el título), y que por ende no nos interesan, los marcaremos como leídos (muchos de estos lectores de RSS permiten que conforme vayamos bajando la página se marquen automáticamente, aunque yo prefiero hacerlo a mano).
• Destinar ratos libres o viajes para ponernos al día: Si usted viaja en transporte público, o tiene unos minutos libres a primera hora de la mañana desde la oficina, puede ser buena idea aprovechar ese tiempo para ver qué ha pasado con anterioridad. La ventaja de haber apostado por segmentación de feeds en distintas categorías es que no hace falta que leamos todo, sino que podemos destinar el tiempo que tenemos dividiéndolo en segmentos más pequeños, teniendo así la impresión de que avanzamos (menos artículos por leer) sin haber acabado aún.
• Marcar todo como leído también es una opción: Esto no debería volverse un trabajo ni una competición. Si vamos a estar varios días sin leer, lo mejor quizás sea que a la vuelta marquemos todo como leído y empecemos de cero con lo nuevo. Seguramente el mundo no se habrá acabado, y por ende, no nos habremos perdido nada crítico. La opción de tener el lector RSS con miles de artículos en espera se me antoja bastante menos productivo, así que recomendaría hacer borrón y cuenta nueva si vemos que no vamos al ritmo que demandan nuestro feed de vez en cuando.
• Lo interesante a Favoritos o Read Later: Todos los gestores de RSS tienen opción para guardar aquello que nos ha resultado valioso. En mi caso utilizo esta opción para guardar todas las piezas que me interesan, y más adelante, ya desde el escritorio, decido si eso que he guardado pasará a estar en la newsletter del lunes o del miércoles (en ese caso lo envío a Pocket y lo borro de ahí), o bien son ideas para futuros artículos (se queda hasta que me pueda poner a escribir o pase demasiado tiempo en espera). Intento, no obstante, que haya cuantos menos elementos en favoritos mejor.

Conclusiones

Para que se haga una idea del volumen de información que manejo a diario en mi lector de RSS, cada jornada suelo consumir entre 300 y 400 artículos. De esos leo únicamente los titulares, y quizás me interesen 50, que son los que consumo enteros. De esos 50 quizás vea valiosos 3 o 4, que envío a Read Later. Y de esos 3 o 4, lo más probable es que 2 o 3 acaben en Pocket, desde donde pillaré los temas de las newsletter, quedando con suerte 1 sobre un tema que por la razón que sea me ha encendido la bombilla para escribir por aquí.

Por supuesto, no solo de Feedly vivo. Esto lo compagino con el timeline y las listas de Twitter, con los grupos de Facebook y LinkedIn que sigo, y con temas que los miembros de la Comunidad me sugerís, en lo que podemos llamar «Fase de descubrimiento». De hecho, de aquí es de donde suelen salir las nuevas fuentes que van llegando a mi cuenta de Feedly.

Y para ideas sueltas que se me ocurren, utilizo un dashboard estructurado de la manera habitual (To Do, Doing y Done) en Trello (EN), del que tiro además para temas de administración de la Comunidad y del blog.

En todo caso no me equivocaría mucho al decir que prácticamente el 95% de lo que comparto o me inspira para escribir por estos lares proviene del lector RSS. El resto de canales son claramente secundarios.

Sobra decir que todas estas herramientas tienen opción para compartir directamente en redes sociales. Algo en lo que insisto en todos mis cursos sobre presencia digital saneada, ya que es de facto la estrategia ganadora para tener un perfil profesional interesante tanto para los que buscan activamente trabajo, como para aquellos perfiles que ya están haciendo carrera en una organización.

El resultado final es un sistema de manejo de información muy estructurado, en el que difícilmente algo se me pasa. Y al que apenas tengo que dedicarle tiempo (quizás media hora al día).

La mejor manera de estar bien información, al alcance de cualquiera con las suficientes ganas para implementarlo.

¿Se anima?

________

¿Quieres conocer cuáles son mis dispositivos de trabajo y juego preferidos?

Revisa mi setup de trabajo, viaje y juego (ES).

Y si el contenido que realizo te sirve para estar actualizado en tu día a día, piensa si te merece la pena entrar en el Club Negocios Seguros y aprovecharte de todo el contenido exclusivo que publico para los miembros.