Cómo mantener a raya el spam en nuestra cuenta de correo

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Quien haya trabajado conmigo sabe de mi odio visceral a los procesos que engloben tareas poco óptimas o directamente contraproducentes. En este sentido, entiendo que soy poco transigente, y me ha llevado en más de una ocasión a tener enfrentamientos que vistos desde fuera no han sido de lo más acertados.

De todos estos escenarios, los malos usos de un canal tan crítico para mi desempeño profesional como es el email tengo que reconocer que me sacan de quicio.

Parte de esta tesis ya la defendí públicamente en su día en aquella pieza sobre 5 tips para utilizar correctamente el email. Cosas que creo que son de sentido común, pero que una y otra vez sigo echando en falta en grupos de trabajo con clientes de diferentes industrias, muchos de ellos con la coletilla “digital” marcada en la puerta de las oficinas.

Hace un mes me animaba, incentivado por las múltiples peticiones que los miembros de la Comunidad ya me había hecho, a explicar con pelos y señales cómo me administro los flujos de trabajo con el email.

Como bien sabe, trabajo desde casa, por lo que si ya de por sí en una empresa es importante tener bien optimizado el canal de comunicación por antonomasia del mundo digital, imagínese para alguien cuyo principal nexo de contacto es, precisamente, éste.

Un trabajo de saneamiento que no termina nunca, pero que da como resultado el que a día de hoy el 95% de los correos que recibo cada jornada sean correos importantes, sin perder el tiempo en eliminar correos no deseados, y peor aún, sin ser molestado con notificaciones que realmente no aportan más que ruido.

Así que quería destinar esta pieza a repasar algunos de los principios que un servidor aplica en sus cuentas de correo, y que van dirigidos principalmente a luchar contra el impacto nocivo del spam en nuestra productividad.

Empecemos.

Establecer niveles de importancia

En este apartado quería tratar un tema que creo que no muchas veces se le hace caso en este tipo de artículos, y que bajo mi humilde opinión se vuelve tremendamente importante.

En algún que otro taller sobre marca personal que he impartido, he comentado que un servidor tiene tres correos principales:

  • El correo personal: Que en mi caso está creado con GMail, y que utilizo como base de identificación para todos aquellos servicios que considero importantes en mi vida digital. Es la bandeja de correo principal, y por tanto, es la que espero tener lo más saneada posible.
  • El correo corporativo: Aunque contesto desde la bandeja de entrada de mi correo personal, tengo definido como principal el correo de esta página (contacto(at)pabloyglesias(dot)com), que es el que utilizo prácticamente para todas las comunicaciones profesionales, y también como base identificativa para aquellos productos o servicios que vienen asociados a mi perfil profesional (cuentas que tengo que crear para mi desempeño profesional, productos que me envían, registros a eventos,…).
  • Un correo secundario: También en GMail, que utilizo para todo aquello que no es importante, y donde ya ni establezco una estrategia de Inbox Cero, ni me importa que llegue spam a la bandeja de correo. Es el típico correo que doy cuando alguna empresa, por la razón que sea, me pide una cuenta de correo, o cuando me creo una cuenta en un servicio que sé que no es pilar de mi presencia digital.

Sobra decir que tengo otros correos (sin ir más lejos, el personal de SocialBrains o el de AERCO-PSM por ser un servidor parte de la junta directiva), pero ahí, por razones de seguridad/política de uso, accedo desde otros entornos no asociados directamente a mi escritorio de trabajo habitual (una cuenta de Chrome creada para la ocasión desde donde realizo mis labores para esa organización).

También está la opción, por cierto, de hacer uso de cuentas de email temporal. Servicios como EmailTemporal (ES) nos permite crear una cuenta que durará 30 minutos (prorrogables) e incluso enviar correos desde ella, o Yopmail (ES), que nos lo genera con diferentes dominios (por si el servicio hace algún tipo de control). Más que suficiente para crear una cuenta en un servicio X y utilizarlo sin exponer nuestra identidad ni hipotecar el futuro de nuestra bandeja de correo. Eso sí, perdiendo de paso la capacidad de recuperar la cuenta si el día de mañana no recordamos la contraseña con la que la creamos.

La razón de tener diferentes niveles en nuestra estrategia de gestión comunicativa es, precisamente, complicar a los malos la exposición de datos sensibles, y por supuesto, ser más óptimos en nuestro día a día:

A nivel de seguridad

De las tres cuentas principales que mencionaba anteriormente, dos de ellas (la secundaria, y la corporativa) ya aparecen marcadas como “hackeadas” en HaveIBeenPwned (EN). La secundaria desde una filtración masiva de cuentas de Adobe en el 2009, que expusieron usuarios/contraseñas, y la segunda desde finales del 2016, con un hackeo a un proveedor de servicio de GitHub que no expuso contraseñas, pero sí, por ejemplo, datos privados como los de geoposición asociados a las modificaciones de código del perfil.

Le cuento todo esto para que sea consciente que incluso para alguien que se dedica a la seguridad, el que su cuenta acabe comprometida es solo cuestión de tiempo. Que eso me pase con la secundaria es una putada pero tampoco es el fin del mundo, pero que me pase con la principal sí puede ser un gran problema. Y segmentando el uso adecuadamente trasladamos la mayor parte del riesgo a esa cuenta secundaria, que en teoría, y si la priorización es la adecuada, no va a tener un efecto importante en nuestro día a día.

Utilizo diferentes contraseñas para cada servicio, por lo que el impacto real es bastante menor. Peor aún así, en el momento en el que me di cuenta decidí cambiarla. En el caso de la cuenta corporativa no hacía ni falta, pero también tengo establecido una política de cambio de contraseñas periódica para servicios principales, como es el caso del correo.

A nivel de productividad

La estructura en niveles que tengo actualmente me permite ser mucho más óptimo en mi trabajo, simplemente porque todo lo que recibo en la bandeja principal es importante, delegando en la secundaria el ruido habitual (newsletters, publicidad, spam, anuncios…).

Además, al trabajar en diferentes escritorios me permite focalizarme en unas tareas específicas. Sé, por ejemplo, que mi bandeja de correo principal recibirá temas personales y de mi trabajo como consultor/analista de información. En la bandeja de correo de SocialBrains temas relacionados con la operativa de la empresa y con las comunicaciones con nuestros clientes. En la de AERCO, soporte a la toma de decisión de la asociación y consultas sobre digitalización de los socios…

El cajón de sastre que supone la bandeja del correo secundario es la única que no cumple esto. Pero es una que apenas miro un par de veces a la semana, por lo que en el día a día no me molesta.

El resultado final es que en todo momento soy yo quien controla qué voy a consumir, no al revés, pudiendo así administrar mejor el tiempo del que dispongo.

El SPAM se combate activamente

Aún con todo, al día puedo recibir en mi bandeja de correo principal dos o tres emails que consideraría puramente publicitarios, cuando no SPAM (ese 5% restante del que hablaba). Algunos pertenecen a esa tensa línea de ruido blanco, a medio camino entre el email que recibo porque quiero enterarme, y el email que recibo y va a la papelera directamente. En otros casos, sin embargo, es puramente SPAM o publicidad. Y siempre que esto ocurre, lo peor que podríamos hacer es dejarlos ahí, sin tomar acción de inmediato.

Lo más recomendable, abrirlos, ir hasta el footer, y buscar el botón de desuscribirse. Créame, como administrador de una Comunidad cuya comunicación se basa en una lista de suscripción, agradezco enormemente cada vez que un miembro decide desuscribirse. Ese miembro, por la razón que sea, ya no quería recibir mis correos, y con esa sencilla acción hace que yo ya no se los envíe, ergo pierda dinero en un envío que claramente no estaba aportando más que molestia.

Llegados a este punto, alguno me dirá que no es raro que los correos que son puramente de SPAM no incluyan opción a desuscribirse, y que incluso algunas campañas de phishing automatizado incluyen esta opción no para en efecto permitir la cancelación del envío, sino para saber que esa cuenta de correo está viva (a fin de cuentas, es un click rastreable).

Afortunadamente, casi todos los gestores de correo ofrecen alguna manera de filtrar los correos que recibimos, pudiendo eliminarlos tan pronto lleguen. Y el resultado es que no volveremos a verlos en la bandeja de entrada (ni recibiremos notificación alguna de su llegada).

Por ejemplo, en el caso de GMail, basta con darle al botón de Más del menú principal cuando tengamos el email abierto, Filtrar mensajes similares.

borrar automaticamente spam

En la siguiente pantalla, estableceremos el filtro que queremos realizar (si por ejemplo siempre se envían desde un correo específico, ese; si no, siempre habrá elementos en el cuerpo del correo que tienen en común y que son además únicos para esa tipología de envíos en específico), y más tarde el efecto buscado, que en este caso será el de Eliminar, pudiendo además aplicarlo a todos los correos que cumplan esa opción, estén en la carpeta que estén y los hayamos recibido cuando los hayamos recibido.

Recalco que el primer paso es desuscribirnos con la opción que nativamente y por ley todo envío automatizado debería incluir. Pero si vemos que esto no funciona, podemos recurrir a un filtro en local.

Haciendo la guerra a las notificaciones

Parafraseo un apartado ya tratado en otro artículo para hacer hincapié en el último punto que debemos tener en cuenta.

Cada vez que nos creemos una nueva cuenta en cualquier producto o servicio, la primera tarea que deberíamos hacer es ir a su panel de Ajustes/Configuración > Notificaciones, y desmarcar todas aquellas que no queramos recibir en el correo.

Conozco usuarios que por ejemplo leen Twitter o LinkedIn desde los emails de destacados que la plataforma envía periódicamente, y siempre y cuando seamos conscientes de lo que esto supone, adelante. Pero por norma general un servidor recomendaría desmarcar todo tipo de envíos (es como yo lo tengo), de forma que seamos nosotros quienes proactivamente entremos en el servicio cuando queramos saber qué ha pasado, y evitando así un ruido blanco en nuestra bandeja de correo.

Unido a este punto, además, están las notificaciones que nuestra cuenta de correo envía cada vez que recibe algo a nuestros dispositivos. Sobre este tema ya me he pronunciado en profundidad, pero por resumir diré que el correo no debería tener ninguna notificación: Ni visual, ni sonora, ni vía vibración.

A no ser que en efecto la mayoría de comunicaciones que recibamos se solventen con un “Sí”, un “Adelante”, o un “Me parece perfecto”, un canal como el email se presta habitualmente para que las respuestas tengan dos o tres líneas (no muchas más, ojo). Y eso hace que sea relativamente molesto de responder en movilidad.

Además, no es un canal de respuesta inmediata. No pasa absolutamente nada porque esperemos a tener un rato libre para ponernos a responder correos. Si algo fuera muy pero que muy urgente y muy pero que muy importante (que se cumplan estos dos principios, no solo uno de ellos), para eso está la llamada de teléfono.

 

Llevando a cabo esta estrategia, y sobre todo, con el tiempo, vamos a notar cómo el email se transforma en esa herramienta de productividad tan valiosa aún en nuestros días. Que recordemos que hablamos de un canal de comunicación que existe desde que existe Internet, y que todavía en nuestro tiempo sigue siendo el canal de comunicación por defecto en el mundo corporativo.

Ni Slack, ni WhatsApp, ni derivados. Hay escenarios donde éstos se prestan mejor, pero para el grueso de profesionales y casuísticas, bien utilizado, el email sigue siendo dueño y señor del apartado comunicativo.

Por algo será.

 

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Y si el contenido que realizo le sirve en su día a día, piense si merece la pena invitarme a lo que vale un café, aunque sea digitalmente.

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