trabajar con pdfs

De todos los formatos de consumo de contenido textual, el que paradójicamente se ha llevado el gato al agua ha sido el PDF. Lo tenemos hasta en la sopa: Que si contratos, que si papers, que si facturas… Todo lo que tenga un mínimo de vigencia a medio/largo plazo, está en PDF.

Ya sea para enviarse a una imprenta, ya sea para consumir en digital. Incluso online.

Y digo que esto es paradójico porque a priori no parece ser el más cómodo de trabajar. De hecho probablemente sea de los más complicados.

¿El por qué? Pues por varias razones.

Empezando porque, por defecto, algunos sistemas operativos no contaban hasta hace poco con herramientas para abrirlos (¡hola Windows!). Que puede sonar a coña, pero es que si quieres consumir el contenido de un PDF (como decíamos, la mayor parte de documentos de texto disponibles en soportes informáticos), necesitas contar con un lector de PDF, que no viene instalado por defecto en el propio sistema (cualquier imagen o vídeo lo puedes abrir sin instalar nada extra), y aquí viene lo bueno:

La mayoría de lectores PDFs solo leen el documento. No permiten editarlo. Lo que sin lugar a dudas puede generar (y genera, ya te lo digo yo) confusión en el usuario con un perfil más básico, ya que a fin de cuentas está acostumbrado a que con otros formatos de texto (odt, pages, doc, txt…) la herramienta que utiliza para visualizarlos también le permite editar su contenido.

Y por si esto fuera poco, añado otra variable a la ecuación:

Esa capacidad de no modificación por parte del receptor, que es base de su éxito (poder pasar un documento que a priori no es fácilmente manipulable), lo convierte un verdadero handicap para el consumo de su contenido, al no ser capaz de escalar ni adaptarse al tamaño de la pantalla que usa el lector. Vamos, que un PDF se ve igual desde un ordenador que dese un móvil, pese a que probablemente en el móvil tengamos que hacer zoom y darle al scroll vertical y horizontal continuamente para poder leerlo.

Por tanto, si habitualmente trabajamos con este formato (prácticamente no nos va a quedar otra) vamos a necesitar un editor de PDFs. Pero claro, igual que lectores PDFs hay muchos y gratuitos, un buen editor que además sea gratis como que no.

Así que por un lado tienes que por su propia ideosincrasia:

  • El PDF requiere de software específico para consumirse.
  • Que además se consume mal en según qué dispositivos.
  • Y que para colmo si quieres editarlo, por regla general, necesitas una herramienta de pago.

Todo para un formato de documento que, recalco, es base de la sociedad de la información actual. Todos los documentos oficiales y académicos se trabajan en PDF.

¿A nadie le parece raro esto?

Afortunadamente hay alternativas para trabajar con PDFs online

Estaba pensando esto cuando un cliente me pedía el otro día si conocía alguna manera de «retocar» un PDF de manera SENCILLA y RÁPIDA.

Recalco lo de sencillo y rápido. Tenían que entregar esa misma mañana un folleto de un producto que van a sacar a la venta dentro de poco, y éste venía con algún error que debían corregir.

Un servidor tiene desde hace tiempo pagada una herramienta de edición de PDF super completa, y también bastante complicada de utilizar (le pasa como a Photoshop, que puedes hacer de todo, pero de tanto que tiene necesitas dedicarle un buen rato para entenderla), pero ellos lo que querían, a la vista de que este problema no era para nada raro (hay cambios continuamente en las características de esta tipología de productos que venden, muy apegada a la innovación en materia de salud), buscaban algo cómodo y sencillo para trabajarlo. Y a poder ser, cómo no, sin pasar por caja.

Estuve mirando por ahí y di con SmallPDF (ES), que es una web que permite justamente eso: Realizar una serie de tareas simplemente subiendo el documento a sus servidores y trabajándolo desde ahí. Con una interfaz dividida por acciones y específica para acción, por lo que hay poco margen de duda.

Tiene, como muchas de estas herramientas online, como la de unir PDFs,  comprimirlos para que pesen menos y que, por ejemplo, puedas enviarlos vía email, convertir a PDF desde otro documento en otro formato

Pero además, y es aquí donde creo que los chicos detrás de esta web se han lucido, incluye algunas opciones extra que ya no son tan habituales, y que pese a ello suelen ser muy demandadas, como el hecho de poder firmar PDF (ES/muy útil cuando te piden que firmes un documento y lo vuelvas a enviar), incluir numeración a las páginas o bloquear/desbloquear un archivo.

Cada una de estas opciones, que prácticamente funciona en automático:

  • Seleccionas la acción.
  • Subes el PDF.
  • El sistema realiza la acción, pidiéndote si es necesario que hagas algo (como dibujar la firma o subirla escaneada).
  • Descargas el PDF ya editado.

Fácil, sencillo, gratis. Para todos los públicos.

Como ya sabes que a mi me gusta :).

Queda por aquí esta recomendación, y a ver si en un futuro alguien da con la tecla adecuada para que, manteniendo la esencia del PDF, este sea más cómodo tanto de consumir como de trabajar.

Esa búsqueda del punto medio equilibrado que facilite la vida al usuario, y no se la complique como actualmente lo hace este formato en particular.

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¿Quieres conocer cuáles son mis dispositivos de trabajo y juego preferidos?

Revisa mi setup de trabajo, viaje y juego (ES).

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