Productividad: Cómo utilizar un email con dominio propio en GMail

Para profesionales como un servidor, que trabajan mayoritariamente en remoto (y sinceramente cada vez más para cualquier tipo de empresa), la buena gestión de un correo electrónico es crítica para el negocio.

De ahí que sea tan pesado con eso de la productividad. De ahí que sea tan “talibán” con el buen uso de un canal de comunicación como es el email.

Es más, ya he explicado en otra ocasión cómo gestiono yo todas las comunicaciones con clientes, lectores y mecenas de esta Comunidad. En todos estos años he creado un sistema muy optimizado que me asegura que si de media recibo unos 50 correos diarios, prácticamente 40 son emails relacionados con mi trabajo, y apenas esos 10 que faltan podemos meterlos dentro de la lista de correos no importantes o directamente spam.

Además, obviamente, de educar a los clientes/trabajadores en el buen uso del correo (hay que ir al grano, solo debe utilizarse cuando de verdad es necesario, para preguntas rápidas que requieren respuestas cortas se pueden utilizar los servicios de mensajería…), y de utilizar las herramientas de programación de emails (envía este correo mañana a tal hora) y de posponer (devuélveme este correo a la bandeja de entrada el lunes de la semana que viene a tal hora).

Y todo, absolutamente todo, lo gestiono desde la interfaz de GMail.

La herramienta de Google es de lejos la mejor suite de gestión de correo que existe. Ya no solo porque nativamente ofrece opción de programar y posponer correo, además de otras herramientas base de gestión de correos como es el multiusuario, el ordenamiento de correos por categorías y el poder acceder a él desde cualquier dispositvo (ventajas de trabajar en la nube), sino por su flexible sistema de filtrado y búsqueda (para algo Google está detrás).

De hecho en el Onboarding inicial que realizo con los clientes uno de los primeros pasos es la creación de una cuenta de GMail (o el uso de una ya creada) que asociamos a una cuenta de Chrome para desde ahí gestionar todos los accesos al resto de cuentas y servicios necesarios para trabajar con ese cliente.

Y es justo en este punto donde me doy cuenta de que la amplia mayoría de personas y organizaciones no son conscientes de que es posible utilizar nuestros correos corporativos (es decir, el correo @nombredetuempresa.extension) desde la interfaz de GMail, aprovechándonos de todas sus ventajas, y sin depender para nada del webmail que nos ofrece nuestro proveedor de hosting.

Voy a explicar por aquí qué opciones tenemos, y cómo habría que configurar la cuenta en cada caso, y así me sirve, de paso, para enlazar a este tutorial a los nuevos clientes.

Utilizar nuestro correo corporativo con una cuenta de GSuite

La primera parada es la más obvia.

En organizaciones que cuentan con varios trabajadores y varias cuentas de correo, lo más recomendable es apostar por hacerse con unas cuentas de GSuite, la herramienta de gestión en la nube de Google, que por supuesto es de pago (calcula, según el plan que contrates (ES), entre 5 y 12 euros por usuario, aunque con una estrategia de reestructura de recursos organizacionales te aseguro que puede llegar a ser bastante menos).

Ya no solo porque en efecto podremos utilizar GMail con nuestro dominio, sino porque además obtenemos mayor seguridad y tendremos acceso al resto de herramientas de la suite de ofimática y gestión de Google asociadas (y esto es lo importante) a una nube privada corporativa.

De hecho es un tema del cual ya hablé en su momento (enlace anterior), y una de mis funciones habituales en todos aquellos clientes que quieren empezar a digitalizar su negocio, así que no voy a repetirme nuevamente.

Utilizar nuestro correo corporativo en GMail

Sin embargo, si por ejemplo somos un único profesional o estamos empezando, existe la opción también de utilizar nuestro correo con dominio propio con una cuenta gratuita de GMail.

Por supuesto primero necesitamos tener una cuenta de GMail, y todos los servicios estarán asociados a esa cuenta (no a nuestro correo corporativo), pero a cambio nos permite asociar hasta cinco correos distintos, lo que en la práctica, sobre todo si tu caso es parecido al mío, nos sirve para centralizar todas nuestras colaboraciones con otros stakeholders en el mismo espacio.

¿Perfecto, verdad? Pues voy a explicarte cómo se configura. Una serie de pasos que solo vas a tener que hacer la primera vez.

Paso 1- Crear nuestro correo corporativo

El cliente habitual que tengo de estos servicios suele contratarme para que le haga una web o le ayude con su presencia digital. Y por tanto, en la mayoría de casos todavía no tiene creado tan siquiera ese correo corporativo.

Para hacerlo primero tenemos que haber comprado el dominio en un proveedor de dominios/hosting, y luego, yendo a su CPanel (o como diablos se llame el sistema que utilizan para gestionar los servicios de hosting/dominio contratados) > Correos, crearemos el correo o correos oportunos (este paso lo suelo hacer yo).

Como decía anteriormente, si no tenemos cuenta de GMail, también toca crearla yendo a GMail.com (ES) y siguiendo el proceso de creación de cuentas de Google.

Paso 2- Localizar los datos IMAP, POP3 o SMTP de configuración de correos de nuestro hosting

Normalmente después de crear el correo en nuestro proveedor de hosting/dominio, este nos lleva a una pantalla en la que nos muestra tutoriales para saber cómo configurar dicho correo en los proveedores de correo más habituales (Outlook, Mail de iOS, Thunderbird…), así como los datos de configuración por si queremos hacerlo de forma manual.

Son precisamente estos últimos los que vamos a utilizar, compuestos de la URL del servidor entrante más el puerto (varía según sea IMAP o POP3 el protocolo que utilicemos, y si utilizamos o no SSL), y la URL del servidor de salida con su puerto SMTP, que nuevamente depende de si utilizamos o no SSL.

Para que nos entendamos:

• Con IMAP el acceso de correo electrónico se coordina entre el servidor y la aplicación de correo. Los mensajes que hemos leído, eliminado o respondido aparecerán de ese modo, tanto en el servidor como en la aplicación de correo.
• POP3 no se coordina con el servidor. Los mensajes que la aplicación del correo marca como leídos, eliminados o respondidos no aparecerán de ese modo en el servidor. Esto significa que las futuras descargas de correo con POP3 mostrarán todos los mensajes como no leídos.

GMail te fuerza a que utilices POP3 como protocolo, y mi recomendación es que siempre que podamos lo hagamos mediante SSL, por eso de cifrar la comunicación entre nuestro dispositivo y el servidor de correo.

Paso 3- Configurar en nuestra cuenta de GMail la recepción del correos corporativos

Para ello iremos al menú de configuración de GMail que está en el margen superior derecho de la pantalla (el icono del engranaje) > Configuración > Cuentas e importación, y buscaremos el apartado Consultar el correo de otras cuentas, dándole a Añadir una cuenta de correo.

• Meteremos el nombre del email corporativo ([email protected]).
• Le daremos a importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3). De hecho es la única opción que nos dará para correos con dominio propio.
• Completaremos los campos oportunos, teniendo en cuenta que normalmente el nombre de usuario suele ser el email completo, y que debemos cambiar el Servidor POP y el puerto por el que el hosting nos haya dicho que es en el Paso 2. También es recomendable clicar en lo de utilizar siempre un SSL para mayor seguridad, y si queremos, dejar o no una copia del correo en el servidor.
• El sistema de Google intentará configurarse, y en caso de que no pueda, nos alertará de ello.

Los errores más comunes que me he encontrado es que en algunos casos en Nombre de usuario hay que poner solo el nombre del email y no el email completo, o que a veces, sobre todo en hostings antiguos, el SSL da error y no nos queda otra que configurarlo sin SSL.

Es probable que tengamos que confirmarlo en el correo corporativo, entrando por ejemplo desde el webmail del proveedor de hosting.

Con esto ya tenemos configurada la RECEPCIÓN de correos desde esta cuenta. Pero aún no podemos enviar correos desde ella, solo recibir.

Falta por tanto la otra parte.

Paso 4- Configurar en nuestra cuenta de GMail el envío del correos corporativos

Una vez tenemos el paso anterior hecho, volveremos a la sección de Cuentas e importación de nuestro GMail, y justo encima del apartado donde estábamos antes tenemos el de Enviar como, en el que nuevamente clicaremos en Añadir otra dirección de correo electrónico.

Y los pasos son exactamente iguales al punto anterior solo que ahora tendremos que meter los datos SMTP que nos ofreció nuestro hosting en el Paso 2.

Una vez completados, veremos que nuestro correo corporativo aparece ya en ambos apartados. Si esa cuenta va a ser por defecto la manera que tendremos de comunicarnos con este correo, podemos establecerla como predeterminada.

A partir de entonces, cada vez que vayamos a escribir, responder o reenviar un correo, nos aparecerá que lo estamos haciendo con nuestra cuenta predeterminada (la de GMail o la que hayamos marcado como tal), y si pinchamos sobre ella podremos elegir para este correo en particular con qué cuenta queremos escribir.

Un servidor por ejemplo tiene su cuenta contacto(at)pabloyglesias(dot)com como predeterminada, de forma que por defecto siempre respondo con ella.

Paso 5- Firma, Gravatar y últimos aspectos a considerar

Para cada cuenta que tengamos asociada a nuestro GMail podremos definir una firma distinta, y esto se hace desde Configuración > General > Firma.

Además, si queremos que cuando nuestro correo llegue al interesado aparezca nuestro logo o foto en la imagen de perfil asociada al correo, tenemos que crearnos una cuenta en Gravatar.com (ES/es gratuito), asociar nuestro correo y ahí definir la imagen que tendremos de avatar.

Gravatar prácticamente se ha vuelto, de facto, un estándar en la industria (aunque de facto no lo sea). También ayuda el hecho de que tengamos nuestra cuenta de Google asociada a una foto de perfil.

Cuestiones finales a considerar

Es importante mencionar que utilizando la segunda vía de este tutorial (la gratuita) los correos no te llegarán al momento a tu bandeja de entrada (o la carpeta que hayas definido), sino a intervalos periódicos que vienen dados por la propia Google según vea que hay más o menos tráfico de correos entrantes.

En todo caso, si estás esperando un email importante siempre puedes entrar en Configuración > Cuentas e importación > Consultar el correo de otras cuentas, y pinchar en el botón Comprobar si tengo correo ahora para forzar la sincronización.

Tardará escasos segundos y si hay algún correo que aún no había sincronizado con GMail, aparecerá en la bandeja oportuna de tu cuenta.

Además, una vez hecho todo esto, es recomendable configurar a nivel de servidor el SPF, DKIM y DMARC oportuno para que los correos que enviamos desde GMail cuenten con el beneplácito (garantías de legitimidad) en el servidor de destino, marcándose adecuadamente como tales. También puedes revisar este tutorial en el que explico cómo mandar emails con acuse de recibo y certificado de envío, que según el trabajo que tengas puede que te sea útil.

Pero realmente ya podemos operar con nuestro correo corporativo desde una interfaz de GMail, aprovechándonos de todas sus ventajas.

Sobra decir si todo esto que te he explicado te parece muy complicado, puedes ponerte en contacto conmigo para que sea yo quien te lo implemente.

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