Cómo convertir PDFs a Word, Excel o PowerPoint fácilmente

Creo que no es la primera vez que a algunos nos pasa esto.

En el mundo corporativo lo correcto es enviar los documentos en formato PDF, por ser este formato un estándar bastante extendido (quien más quien menos tiene un lector PDF instalado en su dispositivo), y lo mejor de todo, no permite (a priori) la modificación del contenido.

Además, no hay que olvidar que los .doc y los .xls (o mejor dicho, la posibilidad de insertar macros en dichos formatos que vienen con regalito) los carga el diablo. La mayoría de campañas de ransomware que he visto les han entrado a las organizaciones por el departamento contable, por una supuesta factura enviada desde una cuenta que el responsable de contabilidad no conoce, y que aun así decide abrir sin tan siquiera alertar al departamento técnico.

Nada que no repita hasta la saciedad en la newsletter “Seguridad Semanal” que envío a mis queridos mecenas. Y una de las razones por las que soy tan pesado con eso de pasar a trabajar a entornos en la nube (no hay, ni habrá, malware que pueda afectar a una organización que esté trabajando mediante una suite como la de Google Apps).

Pero vamos al grano, que me disperso.

Esa capacidad multiplataforma de los formatos editables afecta también al modo de visionado, de manera que ya no solo hablamos de lógica de formato (un Word puede variar en la manera de trabajar con sus componentes según el dispositivo y el lector de documentos de texto que utilicemos), sino también de la lógica de visionado. El PDF, por contra, es un formato de tipo compuesto, que guarda las imágenes en formato vectorial, y mantiene la misma estructura en mapa de bits.

Y esto es a la vez una ventaja y uno de los grandes males del trabajo ofimático. Porque en efecto, se presta a ser una herramienta perfecta para compartir de forma unilateral información a un cliente o stakeholder (por ejemplo, un presupuesto). Pero a cambio, complica hasta el extremo su trabajo en caso de que en el futuro sea necesario modificar ese documento.

Juntas eso con la tendencia habitual a no almacenar de forma segura los archivos temporales, y no contar con una manera estructurada de acceso a contenido generado hace tiempo, y tienes el caldo de cultivo perfecto para un drama.

Cómo editar imagen y texto en un PDF

Aquí, como todo en esta vida, hay apaños.

Adobe tiene su propia herramienta (de pago, que la gratuita solo permite lectura y tomar anotaciones) que permite editar PDFs, pero esa edición compete solo al texto y gráficos que haya en el documento, no a su estructura.

Para esto último, la única opción sencilla es exportarlo a una herramienta de edición fotográfica como puede ser Photoshop. Pero… en ella no podemos editar el texto.

O tienes lo uno, o tienes lo otro.

El caso es que recientemente una PYME de las que asesoro me hacía el encargo de prepararle un tríptico para una campaña offline que estamos desarrollando (yo me encargo de la estrategia global y la implementación digital).

Tenían ya uno del año pasado, al que había que cambiarle algunos elementos. Y por tanto le dije lo esperable:

Si podemos partir de los archivos originales ahorramos mucho tiempo, y por tanto, te va a salir más barato.

Si no, hay que replicar lo hecho con el nuevo contenido, y eso supone mayor presupuesto.

Me contestaron que sin problema, que le pedirían a la de administración los archivos, y la chica bien feliz acabó por enviarme un PDF con el tríptico…

Toca volver a explicarle al cliente que eso no son los archivos originales, sino la exportación. Y que un PDF que tiene diseño no puede modificarse fácilmente (había textos por encima de imágenes con colores no planos). Que se podría hacer un apaño si el documento final fuera para consumir en soportes digitales (resolución baja, ya sabes), pero para algo que va a ser impreso en papel, nanai.

Revisaron los archivos que les habían enviado en aquella época los diseñadores, y para variar, se habían “olvidado” de incluir los ficheros .ai o .psd, así que esto era lo que había.

O rehacía todo el diseño de cero, o me buscaba las castañas.

Y esto último hice.

La parte gráfica, como decía, se puede retocar fácilmente a poco que controles un poco de herramientas de retoque fotográfico, y aunque yo ya no me dedico a esto (suelo externalizar este tipo de trabajos), los más viejos por aquí seguramente recuerden que vengo de formación artística, que tengo una maestría en diseño gráfico, y que estuve cerca de dos años trabajando como diseñador (principalmente web, pero también gráfico).

El problema era que tenía que cargarme todo el texto, y como hablamos de trípticos de un tamaño considerable (tres DIN A4), me daba muchísima vagancia tener que volver a pasarlo a mano.

Es entonces cuando me encontré con PDF to Excel Free (ES), y la experiencia de uso me ha gustado tanto que tenía que dejarlo por aquí escrito.

Entras, subes el PDF, y te devuelve un Excel con toda la información que ha conseguido scrapear del archivo. Más sencillo imposible.

Y por lo que veo tienen versión para Doc, para AutoCad, y lo mejor de todo, para PowerPoint.

Que lo he probado, por ver qué tal iba, con alguna presentación mía, y los resultados francamente son más que decentes. Por supuesto no es capaz de dar en el clavo y dejarte el PowerPoint tal cual estaba (cosas como las transiciones, como es normal, se pierden, y pasa lo mismo con elementos que se superpongan, o con imágenes en PNG con fondo transparente, que las pasa a JPG con fondo negro), pero prácticamente obtienes el mismo documento en un formato fácilmente editable.

Lo cual, de hecho, nos abre a un mundo de posibilidades. Entre ellas, hacer un poco de ingeniería inversa o recuperar la estructura o diseño de un informe de la competencia, adaptándolo a nuestro estilo gráfico.

Pero bueno, que yo no he dicho nada de esto :).

La cuestión es que para el caso que lo necesitaba me ahorró un trabajo a mano considerable. Y a mi con eso me basta.

Tanto como para que me haya planteado hacerme con la licencia del programa de escritorio (hace todo lo anterior junto con lo esperable de un programa de edición de PDFs, pero en local, sin tener que subirlo a sus servidores). Si al final descubro alguna cosa extra que merezca mención, actualizaré esta entrada comentándolo.

________

¿Quieres conocer cuáles son mis dispositivos de trabajo y juego preferidos?

Revisa mi setup de trabajo, viaje y juego (ES).

Y si te gustaría ver más de estos análisis por aquí. Si el contenido que realizo te sirve en tu día a día, piénsate si merece la pena invitarme a lo que vale un café, aunque sea digitalmente.