Sobre correos confidenciales en GMail y ecosistemas no estandarizados

emails caducables

Lo comentaba hace poco a colación del artículo Los límites de la “cortesía social” automatizada. Tenía pendiente hablarte de lo que suponen los correos confidenciales de GMail, una funcionalidad que la compañía está poco a poco liberando a todos los usuarios, y que en la práctica permite enviar correos que caducan pasado un tiempo, además de incluir una serie de mejoras a la hora de permitir o no su apertura y/o su compartición, para el futuro de este canal.

Los he estado probando estos días con mi cuenta personal, ya que con la corporativa (G Suite) aún no me los han activado.

Y me ha servido para comprobar en diferentes situaciones hasta qué punto el sistema me parece útil.

Aunque ya te adelanto que lo que he visto no me ha gustado mucho.

enviar email confidencial en gmail

Cómo funcionan los correos confidenciales de GMail

Para las pruebas, envié varios emails, a uno o varios destinatarios y con varias combinaciones de requisitos. A saber:

  1. Un email desde mi cuenta @pabloyglesias.com, que tengo enlazada a mi correo personal, a dos destinatarios: uno de gmail, y otro de outlook. Con un email con adjunto que caducaba en un día y que no pedía contraseña para abrirse.
  2. Otro email desde mi cuenta personal (gmail), a los mismos destinatarios. Con otro adjunto que caducaba en un día y que pedía una contraseña que sería enviada vía teléfono.
  3. Varias pruebas aisladas a uno de los dos correos anteriormente mencionados, al ver que había algunos de estos envíos que, como explicaré más adelante, no me funcionaban.

La primera conclusión a la que llego es que este tipo de correos únicamente pueden realizarse desde la cuenta principal. Eso, o que mi servidor de correo, por el sistema anti-spam, bloqueaba el envío del email siempre que intento hacerlo desde mi cuenta @pabloyglesias.com.

Entiendo que esto no pasará cuando utilizamos una cuenta corporativa (con dominio propio), pero como todavía no lo he podido probar, no puedo asegurarlo. Lo que sí me queda claro es que en caso de que el error se deba a permisos de Google, y no un fallo de filtrado de mi servidor, reduce considerablemente el ámbito de uso de este tipo de envíos (la mayoría o utilizamos una cuenta corporativa, o bien tenemos asociado nuestro correo corporativo a una cuenta personal, y parece poco probable que la gente utilice esta funcionalidad desde su correo personal).

De todo lo anterior, el segundo caso es el que me ha funcionado.

Como puedes ver en la imagen superior, realizar el envío es tan sencillo como escribir el correo, pinchar en el iconito ese de correo confidencial (un icono de correo con un reloj en pequeño que aparece en la botonera de elementos de edición del email), y seleccionar las opciones de confidencialidad. Si además requerimos contraseña, a la hora de enviar el correo nos pedirá que digamos el teléfono del o los destinatarios.

recibir email confidencial gmail

Una vez enviado, el contenido del correo será visible por los receptores hasta que acabe el periodo previamente seleccionado, o hasta que nosotros les revoquemos el acceso, cosa que podemos hacer en cualquier momento volviendo a mirar el mensaje, y tantas veces como queramos (revocarlo, permitirlo, volver a revocarlo…).

Lo que cambia es la forma en la que el receptor verá el mensaje, dependiendo de si su cuenta es GMail o si por el contrario pertenece a algún otro proveedor.

Si es GMail, y lo está viendo desde el servicio nativo de GMail (que si utilizamos un programa distinto la cosa cambia), verá el mensaje como otro más, simplemente con una alerta en el pie del email de que es un mensaje que tiene caducidad, y en el caso de que hayamos bloqueado la opción de reenviar, tampoco nos aparecerá.

recibir email fuera gmail

Sin embargo, en el resto de casos lo que el usuario recibirá es un aviso automatizado de GMail (por cierto, en inglés) que nos informa de que nos han enviado un mail confidencial, y que para verlo tendremos que entrar en una página, saliendo por tanto de nuestro proveedor de correo, y perdiendo así la posibilidad de responder y/o reenviarlo (la nueva página solo es de consulta).

Aquí está el segundo gran handicap, y es que para poder ver el contenido de ese mensaje, Google te obliga a loguearte… ¡con una cuenta de Google!

Por lo que se cierra el ciclo.

forzar iniciar sesion

Una nueva manera de limitar el uso distribuido de un formato

Con el corolario que me quedo es que el servicio, aunque realmente me parece muy interesante, ha sido diseñado con el único objetivo de crear más barreras a la hora de que los usuarios utilicen una u otra plataforma de email.

Se mire por donde se mire va a ser necesario tener, como mínimo, una cuenta de Google para enviar, y peor aún, recibir, emails de este tipo.

¿Tanto hubiera costado ofrecer un estándar abierto a terceros? Que no estoy hablando de mensajes enviados en hangouts, sino de correos electrónicos, cuyo éxito, precisamente, se debe a que en su día se aceptó utilizar un estándar común para comunicarse entre diferentes plataformas.

Con este movimiento Google no está extendiendo las capacidades de los correos, sino las capacidades de los correos… de GMail, forzando al resto a pasarse a su servicio si quiere disfrutar de estas ventajas. Un nuevo jardín vallado, para que nos quede más claro.

Hace unos meses Outlook incluyó la opción de cifrar los emails (EN) que enviamos utilizando una estrategia parecida (el email fuera de su plataforma llega como una URL de su control), pero al menos tuvieron la decencia de ofrecer al usuario identificarse con su cuenta de Microsoft (obvio) o con un token de autenticación. Un token que no depende únicamente de ellos, que utiliza un protocolo estandarizado, y que por tanto está abierto a que cualquiera pueda tener acceso a él.

¿Por qué debería preocuparnos esto?

Porque por pequeño que parezca, en su suma hace que cada vez sea más difícil competir en igualdad de oportunidades con el que ya es el proveedor de correo más utilizado. Que sinceramente GMail no debería necesitar tácticas tan desleales como éstas, habida cuenta que si ha llegado a donde está es porque ha sabido ofrecer la mejor plataforma de email (y de búsquedas en Internet, y de mapas, y de…) de la historia.

Descontando los posibles usos tergiversados que de hecho se desprenda, como podría ser el uso generalizado de esta funcionalidad por organizaciones públicas y estados con el fin de destruir comunicaciones que podrían pasarle factura al cargo público de turno el día de mañana (EN), y que se solucionarían con algo tan sencillo como deshabilitar esta opción en todas las cuentas de asociaciones y organizaciones de carácter público.

Sobra decir que obviando esto, las nuevas funcionalidades son realmente interesantes. Entre la protección anti-phishing, que sigue siendo de lo mejorcito que hay en el panorama; pasando por el snoozing (posponer correos), que un servidor ya utilizaba mediante extensiones para aligerar la bandeja de entrada de emails que no pueden ser resueltos hasta dentro de unos días; el nudging (recordatorio de correos sin responder), que en mi caso no es de mucha ayuda, pero que seguro agradecerán todos aquellos usuarios que no son tan radicales como un servidor en esto de la productividad de nuestra bandeja de entrada; y algunas que otras mejoras en el smart reply y el diseño de la interfaz, tanto en la versión móvil como en la de escritorio.

Pero es una pena que todo esto, que es mucho, venga enturbiado por una política agresiva por seguir dominando este mercado a la fuerza.

No les hacía falta, coño. Esperemos que al menos no se vuelva habitual su uso, porque si no estaremos un poco más jodidos.

 

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