Sobre procesos de digitalización de una empresa pública o privada

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A mediados de enero estuve dirigiendo una dinámica de grupo en la Cámara de Comercio e Industria de Terrassa junto con algunos de los máximos representantes del sector industrial de la zona.

La idea, como me trasladó Josep, el Director Gerente de la organización, era ofrecer un espacio para que un experto en materia presentase a los asistentes maneras de cómo mejorar la comunicación intra-empresa haciendo un uso eficiente de las TIC. Es decir, identificar herramientas que puedan mejorar la comunicación y la interacción del equipo para, de una forma eficaz, compartir información, abordar resolución de problemas, etc.

El valor de los datos

Por mi parte, me pareció interesante hacerles un breve resumen de la pirámide de la información y su impacto en el negocio de cualquier proyecto empresarial del siglo XXI.

Ya sabes, los cuatro elementos críticos de la era de la información:

  • Datos: valores recolectados del mundo real. No tienen contexto ni relación entre si.
  • Información: cuando los datos son sometidos a un proceso por el cual se relacionan entre si.
  • Conocimiento: se genera cuando la información es sometida al uso y ofrece un beneficio (económico, experiencial…).
  • Inteligencia: permite predecir con un grado aceptable de certeza acontecimientos futuros. Nos permite ser más competitivos empresarialmente hablando.

Para continuar con los pilares de la comunicación intra-empresa, con sus canales (formales e informales), y poner foco, porque la dinámica así lo requería, en los canales formales tradicionales (comunicación persona a persona, teléfono, reuniones, email…) y los nuevos canales digitales (redes sociales, intranets y servicios de mensajería).

Como no, la mayor parte del tiempo la pasamos hablando de éstos últimos, y de hecho para la ocasión les preparé un ejercicio en el que tuvieron que dividirse por grupos/departamentos para afrontar la mejor estrategia de cara a implantar Slack en una supuesta empresa de la que todos formaban parte.

El coste de la transformación digital

También hablamos de temas que me parecen críticos, y que tienen más que ver con el coste real de hacer una migración de este tipo.

Y es que muchas veces nos llenamos la boca diciendo eso de la transformación digital sin ser conscientes del precio que tiene afrontar un cambio tan disruptivo como éste.

Ya no solo económico y de implantación (por regla general necesitaremos a alguien de fuera con experiencia para hacerlo), sino todo el coste que supone formar a los trabajadores en el nuevo escritorio de trabajo, todo el coste que tiene estructurar la información que presumiblemente hasta el momento se trabajaba de forma desestructurada y a mano, y todo el coste que conlleva enfrentarse al esperable rechazo de una parte de la plantilla, que como a cualquiera, les jode tener que cambiar la manera de trabajar.

De la importancia de definir qué es core en nuestro negocio y qué no lo es (a veces el departamento de marketing de una empresa puede ser core, y el de otra empresa del mismo sector no lo ser), y por tanto, de qué flexibilidad tenemos de cara a migrar procesos dentro de esa pata de negocio:

  • Todo proceso core require que el sistema se adapte a tus necesidades (posiblemente mediante un desarrollo a medida).
  • Con lo secundario podemos ser nosotros quienes nos adaptemos al nuevo sistema (externalización o desarrollo de terceros).

Incluso me metí de pasada con el tema del desarrollo a medida versus servicios ya desarrollados, y cómo ambos, cada uno a su manera, hipotecan nuestro futuro (no tiene porqué ser malo, ojo, pero hay que ser consciente de ello).

En fin, creo que fue una tarde muy interesante para algunos de los allí presentes, y aunque fuera, me consta que unos cuantos han salido con ganas de dar el paso.

Los pasos a seguir

Curiosamente por esas fechas Elena del Real (ES), a la que tuve el gusto de conocer el año pasado en Canarias Digital, me pasó una pregunta de cara a plasmarla en un trabajo académico sobre los objetivos que debe perseguir una organización archivística electrónica eficaz, a lo que le contesté lo siguiente:

  • Estructurar la información lo mejor posible: Es la parte más complicada de cualquier proceso de transformación digital. La mayoría de datos que trabajamos en el día a día no son estructurados, y para estructurarlos se requiere conocimiento y recursos.
  • Discriminar entre datos útiles e inútiles: viene de la mano del punto anterior. La idea es que todos esos datos puedan dar información, y acaben por generar conocimiento e inteligencia, que es a día de hoy el principal activo de cualquier organización.
  • Procesarlos de la manera adecuada: Una vez tenemos una base de datos estructurada y curada, toca hacer el trabajo de analista y darle valor a dicha información.

Ahora la forma de hacerlo ya depende del tipo de organización y de sus necesidades.

En la mayoría de casos un primer paso lógico es migrar el correo a la nube, para más adelante hacer lo mismo con la documentación (trabajar con carpetas sincronizadas en la nube y no con un servidor físico), y en fases más avanzadas, plantearnos unificar todo con un CRM o un ERP (si compete).

En otros casos el mayor handicap reside en automatizar procesos (como puede ser en una empresa del sector industrial), y para ello tenemos que encontrar la manera de unir acciones físicas con peticiones digitales, lo que de nuevo nos obliga a estructurar el funcionamiento histórico de cada uno de los procesos.

Dejo todos estos esbozos de ideas por aquí por si le puede servir a alguien, ya que en conjunto conforman, a mi forma de ver, la manera más adecuada de entender los procesos internos que llevan a una compañía al éxito.

Sea del sector que sea, por cierto.

Hoy en día cualquier organización necesita estructurar los datos que maneja para, una vez procesados, sacarle conocimiento e inteligencia, y que esto les permita sobresalir (o aunque sea, salir a flote) en el océano de mercado en el que opera.

Que ya no vale solo con hacer las cosas bien. Hay que hacerlas mejor y de manera más óptima que lo que lo está haciendo tu competencia.