La paulatina digitalización de la facturación, contabilidad y nóminas

Los tiempos cambian, y supongo que como muchos emprendedores soy de esos que todavía genera las facturas a mano.

Tengo creada una plantilla en Word, y un excel donde voy calculando las perspectivas de ingresos mensuales divididas en varias hojas, una para cada pata del negocio.

¿Que entra un nuevo cliente? Pues copio y pego la plantilla, cambio los datos, y a correr. A finales de mes pierdo una mañana creando las nuevas facturas y programándolas en GMail para que le lleguen a cada cliente cuando corresponda.

La cuestión es que esta forma de trabajar no es escalable. Conforme más clientes tenemos en la agencia, más facturas hay que hacer, y si a esto le juntas el trabajo de crear presupuestos (sin exagerar pierdo más de una tercera parte de mi tiempo de trabajo en ello), mantener un control de gastos/propuestas, más las labores propias de cualquier empresario (ya no solo fiscales, sino de sacar el propio trabajo por el que nos pagan los clientes), entenderás que toda esta gestión ineficiente es algo que me preocupa.

Y justo de esto quería hablar, porque estos días he estado probando la herramienta que ofrece Sdelsol (ES) para gestionar facturación, llamada, como abría esperar, FACTUSOL.

Hablemos sobre la importancia de la digitalización de las labores periódicas

Hay que partir de la base que el principal handicap de cara a su uso es, como en cualquier proceso de transformación digital, la configuración inicial. Y no precisamente porque sean difíciles de entender (que no lo son).

Como ya comentaba recientemente, a día de hoy tenemos en la agencia más de una veintena de clientes. Algunos dependen directamente de mi equipo, otros del de Èlia, y otros los llevamos en conjunto. Y a esto hay que sumarle el resto de fuentes directas o indirectas de monetización que tenemos ambos (que si cursos, que si los libros, que si el mecenazgo, que si la publicidad en el blog…).

Y claro, todos estos datos de facturación yo ya los tengo creados con diferentes documentos en plantillas de word.

Al pasar a utilizar una herramienta de digitalización del negocio, es necesario volver a volcar todo el contenido de golpe en el nuevo sistema, además de adaptarse al formato que tiene la misma, rediseñar las plantillas para que se amolden al diseño visual que trabajabas anteriormente, etc etc.

Es decir, dedicarle un tiempo inicial considerable… a cambio, eso sí, de que el día de mañana todo sea mucho más óptimo.

Porque la idea, al menos por lo que he estado mirando, es que incluso los propios presupuestos los prepares dentro de la herramienta, de manera que una vez hayan sido aprobados se transformen automáticamente en facturas, y éstas puedas programarlas para que se generen periódicamente.

• ¿Que en tu organización necesitas gestionar stock, inventario o albaranes? Pues desde esta herramienta lo puedes hacer.
• ¿Que tienes que contabilizar recibos y acuerdos con stakeholders? Más de lo mismo.
• Y así un largo etcétera.

La ventaja de estructurar toda la operativa fiscal de la empresa es obvia: Centralizas todo el trabajo, y puesto que todo está diseñado para funcionar desde el mismo ecosistema de datos, saltar de uno a otro elemento es inmediato e incluso se puede automatizar (¿en qué estado del embudo de ventas tengo a este potencial cliente?, ¿cómo ha crecido esta pata de negocio en referencia a las demás?).

Llega hasta el punto de que, por lo que he visto, cuenta con una suerte de CRM interno, de manera que ya tienes el combo perfecto: No solo vas a generar las facturas y presupuestos, sino que también tendrás analítica de rendimientos, y de paso un seguimiento de clientes.

Y lo mejor de todo es que la herramienta es totalmente gratuita. Por lo que pude hablar con una de las chicas de soporte, ofrecen sus soluciones para descarga y uso en local sin coste alguno. Simplemente es una herramienta que no se actualizará (sacan actualizaciones como mínimo dos veces al año), por lo que si por ejemplo también la utilizas para gestionar temas tributarios puede que se quede obsoleta y entonces sí tengas que contratar la versión de pago. Para el resto de servicios, sinceramente, no se me ocurre un escenario donde sea estrictamente necesario tener acceso a las actualizaciones.

Eso sí, ¿que quieres tenerlas en la nube y/o con soporte 24/7? Pues entonces ya, como es obvio, toca pasar por caja. Por unos precios que, por cierto, y al menos para el FACTUSOL (tienen otras herramientas pero enfocadas más a la gestoría y gestión de nóminas), más que aceptables.

En fin, que iré poco a poco migrando mi forma de trabajar arcaica a este software. Probando la herramienta, de la que sé que voy a necesitar una ínfima parte de todo lo que ofrece. Y quizás no sea para este mes ni para el siguiente, pero espero que al final me anime a dar el paso por completo, abandonando la manera que hasta ahora muchos tenemos de gestionar estas cosas.

Que manda narices que me dedique a la digitalización de negocios, que haya ayudado a más de una empresa a implantar la metodología de trabajo de un CRM, y justo en la mía siga haciendo, al menos este tema de la facturación, como antaño…