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Negocios Seguros

emails sin copia oculta

Estoy seguro que en más de una ocasión has vivido en tus propias carnes el hecho de que Pepito te envíe un email a ti y a ¿100 personas más?, todas puestas ahí visibles en el campo de CC del email.

Es más, es probable que en algún caso a ti mismo te haya pasado, llevándote de paso la bronca del jefe o pasando un rato bastante mal al recibir la queja de la gente.

La cuestión es que este tipo de situaciones se dan demasiadas veces en el mundo digital.

Hay muchos trabajadores que ni siquiera saben la diferencia entre CC y CCO (disclaimer: el CC es público y cualquier persona que responda a ese email le enviará una copia a cada uno que esté en ese listado, mientras que el CCO es privado y no envía copias de respuestas a todos los que estén ahí), y esto se junta con el desconocimiento general de cómo usar correctamente una herramienta tan potente como el email, para hacer que al final lo que en principio debería ser un sistema de productividad se vuelva un verdadero caos que atenta tanto a la propia operativa del trabajo, como a la privacidad de todos los que de pronto han sido expuestos públicamente en dicho hilo.

Y no solo eso, por que aunque en efecto de cara al usuario lo que nos importa es esto que acabo de comentar, para los gestores y administradores del servidor donde llegan los correos se vuelve un problema que atenta contra la propia escalabilidad del sistema.

Lo comentaban hace poco en The Verge (EN), contando el caso que se vivió en 1997 con una lista de distribución:

Alrededor de 25.000 personas estaban en una lista de distribución y seguían respondiendo al hilo, generando 15.000.000 de mensajes de correo electrónico y 195 gigabytes de datos. El incidente saturó los propios servidores de correo de Exchange de Microsoft, y la compañía implementó un límite de destinatario de mensajes en Exchange para tratar de resolver problemas futuros.

Que no es un caso aislado. El año pasado una notificación de GitHub provocó una tormenta de correo electrónico para miles de empleados de Microsoft. En marzo, miles de empleados de Microsoft también se vieron atrapados en un hilo de correo electrónico de respuesta que tuvo que cerrarse a la fuerza 30 minutos más tarde para no saturar toda la red.

Vaya, que como ves el tema da para mucho.

Para evitar esto, Office 365 y Exchange Online han implementado una nueva función de protección de respuesta en abierto. El sistema está diseñado para detectar 10 correos electrónicos de respuesta total a más de 5.000 destinatarios en 60 minutos. Si esto ocurre, durante las próximas cuatro horas se limita artificialmente la capacidad de realizar respuestas a ese hilo de emails, evitando así los esperables comentarios que generan mayor volumen de envíos entre todos los afectados y que, sinceramente, no aportan nada más que ruido.

Es por tanto una funcionalidad enfocada paliar un problema en grandes organizaciones, pero me pregunto si no deberían abrir bastante más el sistema.

Que en un hilo de emails haya más de 10 destinatarios ya me parece una aberración, y precisamente bloqueando esta funcionalidad evitaríamos ya no solo saturar los servidores, sino también educar forzosamente al usuario a utilizar adecuadamente el email, y de paso, evitar que haya empresas de «marquetin» que creen que hacer una newsletter es enviar en listas de este tipo emails desde su cuenta profesional.

Que esto último lo he visto con mis propios ojitos en más de una empresa a la que he asesorado. Y me he tirado de los pelos cuando luego se quejaban de que «a los clientes no les llegan nuestros emails porque les marca nuestro dominio como spam«.

Muerte a aquellos que utilizan mal el correo.

Así que si hay que limitarlo artificialmente, por mi parte perfecto.

Que tome nota Microsoft, pero también Google y el resto de grandes proveedores.

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