Cómo me gestiono el tiempo centralizando las tareas en GMail en 5 tips

Este es el panel al que me enfrento cada día.

Desde que decidí apostar por las tecnologías en la nube y salvar así los obstáculos que en su día encontraba entre los diferentes sistemas operativos que suelo usar en mi jornada, las Google Apps se han vuelto el centro de mi productividad.

Unas herramientas que mal usadas, como seguramente ya sepa, no hacen más que restar tiempo. Pero que sabiendo utilizarlas adecuadamente, son un potente sistema de gestión de tareas.

Escribo por tanto este artículo a raíz de las numerosas preguntas que por email y por redes sociales suelo recibir sobre cómo consigo administrarme el tiempo y parecer que estoy siempre trabajando.

Y lo divido en varias etapas, como si de una receta se tratase, para que sea aún más fácil de aplicar.

1.- Conociendo nuestras necesidades

Lo primero que hay que entender es a adaptar el entorno de trabajo a nuestras necesidades.

En su caso, puede que estas pasen por tener separada la vida y el trabajo, o por el contrario, por la necesidad de compaginar estas dos facetas.

Para muchos de los trabajadores de una empresa, sus necesidades pasan porque la empresa, y en especial, su círculo de trabajo, hagan un uso correcto del email, y no acaben saturando absurdamente el email del resto de miembros.

En mi caso, compagino el trabajo que me da de vivir (analista de nuevas tecnologías, consultor de estrategia y marca) con ese otro que hago por placer (bloguear), y además, con la vida offline.

Para ello, en su día decidí trabajar sobre GMail, y en definitiva, con el email, como sistema de comunicación por defecto para labores profesionales.

A mi bandeja de correo llegan en torno a 50 emails diarios. Muchos teniendo en cuenta que a las cuentas de correo que tengo asociadas a mi perfil principal, nunca llega spam. Pocos habida cuenta de los emails que le pueden llegar a algún que otro trabajador en entornos que no han sido «educados» convenientemente.

2.- Si alguien quiere algo de mí, lo mejor que puede hacer es enviarme un email

No es la primera vez que comparto una gráfica semejante.

Hay que tener en cuenta esto cuando estamos intentando cambiar nuestros hábitos productivos.

Únicamente si algo es Urgente e Importante debería solucionarse vía llamada telefónica. Y esto engloba tanto necesidades nuestras para con terceros, como necesidades de terceros para con nosotros.

La razón, es obvia. La mayoría de personas con las que mantenemos contacto no sabe diferenciar entre Urgente e Importante. Algo que te impide seguir con tu trabajo puede ser urgente para ti, pero posiblemente no sea importante para la empresa, y viceversa.

Para casi todas las necesidades del día a día, un email se presta mejor a dar solución que una llamada. Queda un registro escrito (perfecto para no olvidarse de algún detalle), y se puede seguir fácilmente un hilo conversacional. Por ello, el primer paso que le recomiendo es educar a la gente a su alrededor para que use las herramientas oportunas en cada caso.

Las llamadas molestan, y habitualmente (a no ser que sea para algo muy muy puntual y urgente), no solucionan nada. De ahí que rara vez me vea llamando a alguien, y de ahí que rara vez solucione las cosas que me piden vía telefónica lo antes posible.

Una manera indirecta de hacer ver a la otra persona que no ha elegido el camino adecuado.

3.- El SPAM y las notificaciones son cancer

Y lo digo muy en serio. La mayoría de empresas tienen un verdadero problema con el spam. Hay bandejas de entrada con miles de correos sin responder, por la sencilla razón de que un porcentaje muy significativo es publicidad innecesaria.

En este escenario, es normal que se nos acaben pasando algún que otro email que sí era importante, lo cual es un riesgo que la empresa debe considerar.

En mi caso, el poco SPAM que recibo viene precisamente de esos correos impersonales que las compañías siguen empeñadas en enviar a los analistas tecnológicos con la esperanza de que sintamos un impulso interior que nos empuje a hablar de su producto. Antes me molestaba en responderlas. De aquí a un tiempo, directamente las estoy marcando como spam.

Lo primero que hay que hacer es sanear las cuentas, y eso lleva tiempo. A veces tanto que merece más la pena crear una nueva, pero en caso de que esto no fuera posible, es importante que durante unas semanas nos dediquemos a marcar como SPAM cualquier contenido que no sea interesante para nuestro trabajo, y que en el footer, no cuente con la opción de desuscribirse.

La, o las cuentas de correo asociadas a nuestro GMAIL profesional deben estar libres de SPAM. Para esos registros en mil y un páginas, deberíamos tener otra cuenta de correo. En caso contrario, corremos además el riesgo de que una exposición de los datos de uno de nuestros servicios ponga en entredicho la seguridad del resto de cuentas, sean o no corporativas, con el riesgo que eso conlleva.

GMail tiene un botón directo para hacerlo, y con ello, además de bajar la prioridad de ese mensaje (hasta el punto de que quizás a partir de ahora ya nos llegue a la carpeta SPAM), ayudamos a la compañía a luchar contra este tipo de publicidad engañosa, y mejoramos de paso nuestra experiencia en la bandeja de entrada.

Tema aparte son las notificaciones. De verdad, valore si es necesario que cada vez que le llegue un email, le aparezca una notificación en el móvil, en la tablet, y se abra un popup en el escritorio.

La idea de ser productivo con el email es precisamente que nosotros tengamos el control y no al contrario.

Cabría la posibilidad de marcar algunos contactos específicos con notificación, dejando al resto sin ellas, cosa que por ahora solo se puede hacer vía extensiones de GMail, pero en la mayoría de casos, lo mejor que podemos hacer es eliminar cualquier tipo de notificación.

Que seamos nosotros los que decidamos el momento de consultar la bandeja.

4.- La segmentación es la clave

El cuarto punto pasa por organizar el correo adecuadamente.

Soy firme defensor de las bandejas de entrada vacías.

El GTD (EN), y la mayoría de sistemas de productividad digital, se basan de una u otra manera en mantener limpio el entorno de trabajo. Y para muchos trabajadores de esta industria, el correo es nuestro mejor aliado.

Una bandeja de entrada llena de elementos es un lastre para la productividad. Aunque sea a nivel puramente emocional, el ver tantos elementos hace que seamos incapaces de observar a un simple vistazo qué nos queda por hacer, y por tanto, a no saber gestionar el tiempo adecuadamente.

En la bandeja de entrada únicamente debe haber aquellos emails todavía sin leer, y aquellos que requieren una actuación directa por su parte.

Si no se cumple ninguna de estas condiciones, ese email tiene que estar en una categoría (carpeta, tag,…) específica. No debe estar visible.

En mi caso, ordeno como puede ver los emails en diferentes carpetas, cada una con su color (que por cierto, se mantiene también en Google Calendar).

• De aquellas organizaciones con las que suelo trabajar habitualmente, tengo una carpeta específica (como pasa con SocialBrains, el BBVA, RedKampus y Telefónica).
• Para el resto de clientes, habida cuenta de que mi máxima es tener un solo cliente cada vez, los guardo en PabloYglesias, a donde también van a parar las comunicaciones relacionadas directamente con mi labor como analista en esta página, como pueden ser posibles acuerdos comerciales, comunicaciones con mis patronos, con los miembros de la Comunidad, y preguntas de los lectores.
• La de la Universidad está a modo testimonial por ahora, a falta de que me vea con fuerzas para seguir con mi doctorado, y así con el resto que tengo más abajo.

En otro casos (por ejemplo, la de aquellos trabajadores por cuenta ajena), quizás sea más interesante categorizar según la tipología del email, o según las acciones necesarias. Lo importante es que con esa categorización usted se sienta cómodo.

Una vez algo está solucionado, o ese email no necesita respuesta por mi parte, pasa directamente a la carpeta adecuada, y en caso de ser necesario (por contener información que querré consultar en el futuro), irá acompañado de un destacado.

Así, siempre tengo constancia de qué me queda por hacer (bien sea leer emails, bien sea responderlos, bien sea solucionar algún tema específico antes de archivarlo).

Como suele ocurrir, dar el primer paso es lo complicado.

Seguramente usted ya tenga no menos de 50 páginas repletas de emails. Mi recomendación sería leer las 10-20 primeras (las que correspondan por ejemplo al mes en curso y el anterior), etiquetándolas correctamente en las carpetas que ha planteado utilizar. Una vez hemos terminado, marcar el resto como leídos y archivar.

5.- Dar la prioridad oportuna a cada tarea pendiente

De esta manera, de una bandeja de entrada colapsada de emails, pasaremos a una bandeja de entrada con unas cuantas tareas por solucionar.

Aquí hay que considerar dos puntos: Cuánto nos va a llevar solucionar la tarea, y qué prioridad debería tener.

• Si nos encontramos con una tarea que se soluciona con un simple email en un par de minutos, es mejor que lo hagamos en ese momento.
• Por contra, si lleva más de 2 minutos, siga segmentando.

Cuando ya tenemos en la bandeja solo las tareas por hacer, hay que decidir la prioridad, atendiendo nuevamente a la gráfica superior, y al valor que dotemos a cada tema.

En mi caso, tiendo a dar mayor peso a los clientes/partners, luego a los patronos, luego a los miembros de la Comunidad, luego a los lectores, y por último, a los posibles acuerdos de colaboración de la página o temas personales.

• Para ello, generalmente tengo fichados por Google Contacts la mayoría de personas conocidas (con las que mantengo habitual, o específicamente en un periodo de tiempo, comunicación).
• El que tenga foto-nombre-nombre de la empresa (la manera que tengo de guardar la mayoría de contactos) de esa persona me hace entender al momento que se trata de un email en principio más prioritario que el resto.
• El asunto puede ayudar, pero en el momento en el que veo un IMPORTANTE, un URGENTE, o simplemente algo en mayúsculas, suelo bajarlo a la mínima prioridad, como hago con aquellos empeñados en llamar cada cierto tiempo, y como ya comentamos en alguna que otra ocasión.

El resultado final es un sistema que me permite, de forma muy eficiente, saber en todo momento qué me queda por hacer, y calcular el tiempo que me llevará terminarlo.

La barra de búsqueda interna, y en especial, el uso de los comandos y filtros propios de GMail (ES), viene genial para recuperar aquellas conversaciones pasadas, y la sección de destacados, para acceder de forma directa a temas que seguramente tendré que consultar más adelante.

El resto del trabajo viene dado por una gestión adecuada de los contactos (la versión anterior de Google Contacts era más cómoda para este cometido, pero qué se le va hacer…), y una agenda convenientemente saneada (por favor, elimine el calendario de cumpleaños de amigos, y si me apura, también el de las fiestas).

El formato en una sola columna del GMail antiguo, como ya expliqué en su momento, sigue siendo la mejor manera de mantener el control de nuestra bandeja de entrada. La propuesta de Google con Inbox es acertada, pero sigo prefiriendo el GMail clásico.

Aquí está el «secreto» de mi productividad. En utilizar una tecnología tan sencilla como el email de forma adecuada.

Algo al alcance de cualquiera.

¿Me he dejado algo? ¿Qué estrategia sigue usted para ser más productivo? Solo compartiendo nuestra forma de trabajar podemos mejorar en esta faceta.

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Realizar este tipo de artículos me lleva varias horas, y en algunos casos, gastos extra que habitualmente suplo de mi bolsillo, o gracias a esa comunidad de patronos que me apoyan realizando donaciones puntuales o periódicas.

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