Cómo liberar espacio en Google Drive

Este fin de semana me dio por intentar poner un poco de orden en los sistemas en la nube que utilizo, como Google Drive.

Como ya he explicado en alguna ocasión, puesto que por trabajo (y por hobby) suelo viajar bastante, me interesa tener acceso en cualquier dispositivo a los archivos necesarios para hacer mis labores profesionales.

Esto me hizo ya en su día apostar por trabajar en entornos híbridos cloud, que además de coger lo mejor del trabajo en local (tener una carpeta física en mi dispositivo donde están los documentos) y en cloud (tener acceso a esos documentos desde cualquier otro dispositivo siempre actualizados a la última versión), me asegura que sea mucho más difícil que pierda o se me joda algo, ya que en caso de que así sea, me basta con abrir el servicio web oportuno y recuperar el documento a una versión anterior.

Así que en ello estaba:

• Con el 93% de la cuenta de Google (versión gratuita de 17GBs) ocupada.
• Con el 85% de la cuenta de Dropbox (versión gratuita de 10 GBs) ocupada.
• Con el 0,02% de la cuenta de OneDrive (versión Office365 de 1TB) ocupada.

La idea inicial era, por tanto, migrar todo a OneDrive, que lo tengo abandonadísimo, y dejar de depender de los otros dos servicios.

El caso es que ya me he habituado a ello, y además tengo clientes con los que o bien utilizamos carpetas compartidas en Google Drive, o bien utilizamos carpetas compartidas de Dropbox (OneDrive no es tan utilizado como el resto), así que decidí mirar a ver si podía optimizar un poco el uso que le estaba dando a ambas cuentas antes de tomar la decisión drástica de pasarme a OneDrive.

Este paso en Dropbox es sencillo:

• Entras en tu cuenta de Dropbox.
• Seleccionas qué carpetas quieres eliminar.
• Las eliminas.
• Recuperas al momento ese espacio.

Y lo mismo pasa con OneDrive. Incluso con iCloud. La cuestión es que en Google Drive algo tan sencillo se vuelve realmente complicado.

¿La razón?

El almacenamiento de Google Drive es compartido con el almacenamiento de Google Fotos, de GMail, y también de las copias de seguridad de Android.

Y de paso, Google gestiona de forma “peculiar” el almacenamiento de documentos nativos de su suite y también aquellos que han sido compartidos por terceros o por tí mismo.

Voy a explicar por tanto cómo liberar espacio en Google Drive sin morir en el intento.

Saber qué servicios de Google ocupan más espacio

Esta es la primera parada, y afortunadamente es sencilla de realizar. Basta con que entremos en la pagina de venta de Google One (ES), y bajemos un poco para saber cuánto tenemos gastado de nuestro almacenamiento.

En mi caso, por ejemplo, tenía ocupado alrededor de 4Gbs en Google Drive, los 12GBs largos de GMail, y unos 200 MBs de Google Fotos.

Vamos a ver cómo liberar espacio de almacenamiento en cada uno de los servicios de Google empezando por lo más fácil.

Liberar espacio de Google Fotos

Por si no lo sabes, Google Fotos ofrece dos opciones de almacenamiento:

• La original: Que es que almacena la foto tal cual la hemos subido a la cuenta.
• La de alta calidad: Que la almacena previamente convirtiéndola (y por tanto reduciéndole seguramente algo la calidad).

El tema es que si ponemos que por defecto cualquier foto que subamos se convierta a alta calidad, no consumiremos espacio de nuestra cuenta de Google. Por el contrario, si lo subimos como original, sí consumimos almacenamiento.

En mi caso tenía ya desde hacía tiempo puesto que todas las fotos que subo a la cuenta se suban como Alta Calidad. La cuestión es que al parecer tenía unas cuantas antiguas que no estaban subidas de esta manera, y de ahí venían esos 200MBs extra.

Para cambiar esto basta con:

• Ir a la configuración de Google Fotos (ES).
• Cambiar o asegurarnos que la opción de subida de fotos y vídeos está a Alta Calidad.
• Si tenemos alguna subida como Original, al lado del botón de Comprar Google One debería salirnos otro botón que nos permite migrar todas las fotos y vídeos a Alta Calidad. Lo activamos y en un rato ya recuperaremos ese espacio.

Liberar espacio de GMail

Como seguramente te pase, es probable que el mayor porcentaje de almacenamiento ocupado se deba a GMail.

Los emails en texto apenas ocupan unos bites. Pero GMail permite adjuntar documentos de hasta 25MBs. Por encima de 25 mbs, lo que nos permite es subirlos a nuestra cuenta de Google Drive y desde ahí compartirlo.

Y si tienes hilos de emails largos puede que esos bites acaben siendo megas.

Por esa razón una buena manera de liberar espacio en nuestra cuenta de Google es realizando una búsqueda de emails y eliminando los que lo cumplen.

Por aquí van dos opciones que recomiendo.

Emails que pesen más de X MBs:

Para ello utilizaremos el comando larger_than.

Aquí tienes un ejemplo que nos mostrará todos aquellos emails que pesan más de 15mbs.

larger_than:15m

Emails de hace más de X años:

Otra opción será la de eliminar todos aquellos emails antiguos que ya no necesitamos.

Por aquí te pongo un ejemplo de una búsqueda por emails de hace más de 5 años.

older_than:5y

Por supuesto podemos unir ambos conceptos, y buscar por ejemplo hilos de emails de hace más de 3 años que además pesen más de 20MBs:

larger_than:20m older_than:3y

Luego bastará con seleccionar todos (o los que queramos) y darle a eliminar.

Recordando que luego tendremos que hacer lo propio en la carpeta Papelera (hasta que no lo eliminemos de Papelera, seguirán ocupando espacio, y cada elemento en la papelera se va borrando automáticamente a los 30 días).

Liberar espacio en Google Drive

Llegamos a la guinda del pastel.

Para liberar espacio en Google Drive por supuesto podemos mirar qué carpetas y documentos tenemos subidos, y eliminar los que queramos.

La cuestión es que hay que tener en cuenta varios puntos:

• Los archivos creados con la suite de offimática de Google no ocupan espacio: Esto ya lo expliqué en profundidad en su día, pero básicamente se explica porque realmente no son documentos, son enlaces a archivos que se guardan en la nube de Google. Y por tanto el borrarlos no nos hará ganar espacio.
• Los archivos compartidos por terceros no te ocupan espacio a ti: Si alguien te comparte una carpeta con decenas de fotografías, esa carpeta y las fotografías no te van a ocupar almacenamiento a ti. Pero sí lo hace a la persona que los ha creado. Eso sí, si tú metes alguna foto o documento en ella y este documento ocupa espacio (no está creado con la suite de ofimática de Google), sí te ocupará espacio.
• Los archivos que compartes con terceros y que no están creados con la suite ofimática de Google sí te ocupan espacio: Aunque no los veas como tales en tu carpeta de Google Drive. Este es quizás el punto más conflictivo y complejo de explicar, y la razón de que por ejemplo un servidor tuviera cerca de 2,5GBs extra ocupados en archivos que no sabía que todavía existían.

¿Qué tenemos que hacer para liberar espacio en Google Drive?

• Empezaremos yendo a nuestra unidad de Google Drive (ES), y ahí eliminaremos todo lo que ya no necesitemos. Recuerda que una vez eliminado, tendremos que ir a Papelera y eliminarlo de allí para que efecto ganemos ese espacio extra.
• Seguiremos por la página de Compartido conmigo (ES). Por aquí sale tanto lo que nos han compartido terceros, como también lo que nosotros compartimos con terceros y por lo que sea ya no mostramos en nuestra unidad. De nuevo se trata de eliminar todo lo que ya no nos sea necesario. Y una vez hecho, recordar ir a Papelera para eliminarlo definitivamente.
• Iremos ahora a la sección de backups de Google Drive (ES). Si tienes algún dispositivo Android, es probable que aquí estés almacenando copias de seguridad de dichos dispositivos, o haya aplicaciones como WhatsApp que están creando su copia de seguridad. Pinchando en cada una de ellas te sale el peso que ocupa, pudiendo elegir qué hacer (si mantenerlas o eliminarlas). Recuerda, eso sí, que aunque las elimines, seguirán creándose en el dispositivo origen a no ser que lo modifiques en los ajustes de ese dispositivo y/o aplicación.
• Por último, en Espacio de Almacenamiento (ES) tenemos ordenado de mayor a menor peso todos los archivos que tenemos en nuestra cuenta, pudiendo seleccionar varios y eliminarlos (enviarlos a Papelera, ya sabes). Y aquí está el problema que decía antes: Aunque eliminemos carpetas compartidas con terceros que tienen documentos, esos documentos seguirán ocupando espacio en nuestra cuenta. La única manera que he visto de librarse de ellos es ir uno a uno eliminándolos desde esta página. Y sí, es un trabajo pesado, ya que solo nos permite ordenar por tamaño y no por nombre o carpeta.

Una vez hecho todo esto (y recordando que luego hay que pasar por la Papelera para que en efecto se eliminen definitivamente los documentos), tocará esperar unos minutos hasta que Google actualice el espacio disponible y nos muestre los datos finales.

En fin, que espero que este artículo te sirva para entender un poco mejor cómo funciona el almacenamiento en Google.

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