Te pongo en situación:
Imagínate que un cliente tuyo no recibe algunos de los correos que tanto tú, como otros clientes suyos, les envían.
Esto mismo me pasó a mi hace unos meses, y estos días a un cliente.
Revisé su configuración (la ya clásica POP3-IMAP/SMTP de Gmail o GSuite que implemento en la mayor parte de clientes de transformación digital), y en efecto: Podía enviar sin problemas (es decir, el SMTP funcionaba correctamente), pero algo parecía estar pasando con el IMAP/POP3, ya que los correos no llegaban.
Y aquí viene lo malo: De cara a quien enviaba el correo, no había alerta alguna de error. Lo que ya te puedes imaginar que es el peor de los escenarios (no recibes el correo, y quien te lo envía piensa que no le has querido responder).
Como decía, me pasó hace ya unos meses con algunos de mis correos, por lo que ya venía aprendido.
En aquel momento di con la clave de pura casualidad, ya que al meterme en el servidor para hacer algunas tareas, me dio por revisar el gestor de correo interno y descubrí que, en efecto, tenía marcados algunos correos de clientes como SPAM.
Esto, que no deja de ser una medida de seguridad aceptable, entra precisamente en conflicto con algunas implementaciones más “friendly”, como las que implementamos habitualmente a los clientes, para evitarles tener que revisar el correo directamente desde el servidor, y para que estén más seguros en su día a día.
¿La razón? Pues porque Google, y muchos otros proveedores en la nube, cuando sincronizas los correos, no tienen en cuenta la carpeta de SPAM (y otras carpetas más allá de la bandeja de entrada).
Y el corolario es el que comentaba al principio. Tú no recibes el correo, y el que te lo envío piensa que se te ha pasado o no has querido responderlo. Todo genial…
El problema de los filtros anti-spam a nivel de servidor
Todo viene, como te habrás imaginado, por la gestión anti-spam que la mayor parte de servidores y hostings ofrecen POR DEFECTO en sus planes.
Y es de esto mismo de lo que me quería quejar.
Entiendo perfectamente las razones. A fin de cuentas, la mayor parte de sus clientes no van a hacer, como es nuestro caso, esa integración con GSuite u otra plataforma. A lo sumo meten el correo directamente en el gestor de correo del móvil o de la app de escritorio. Herramientas que no suelen contar con filtros anti-spam propios, y por tanto, será mejor que el servidor haga este trabajo de pre-moderación, que no lo haga nadie.
El problema, como decía, es que al venir por defecto activo en los proveedores, cuando queremos consumir esos emails en una plataforma que ya cuenta con un sistema infinitamente más eficiente de filtros anti-spam, acabamos con algunos emails en el limbo.
Todos los que el servidor marca como Spam, y por tanto pasan a la carpeta SPAM, no los recibe el cliente. No existen para el receptor a no ser que de vez en cuando revise en el servidor la carpeta oportuna.
¿Se puede solucionar? Pues sí. Al menos, en parte, ya que según el proveedor, algunos permiten desactivar el filtrado, y otros no, teniendo que jugar entonces con el umbral de SPAM.
Vamos a ver cómo.
Cómo desactivar los filtros del servidor
Como decía, en cada hosting o servidor puede que se haga de una distinta.
Me voy a centrar entonces en explicar cómo se configuraría correctamente desde el CPanel, por ser esta la interfaz más habitualmente instalada en este tipo de servicios. Ya te digo que no suele cambiar mucho en otros paneles de administración.
El primer paso es intentar desactivarlo a nivel de servidor, y para ello, iremos al panel de administración > Correo electrónico > Filtros de Spam.
Aquí puede que encontremos la opción de desactivar el procesamiento de emails, en cuyo caso todos los correos nos llegarán a la bandeja de entrada sin premoderación, o como es el caso que muestro arriba, que esta opción por defecto esté activa y no pueda desactivarse.
Si se puede desactivar, pues misterio resuelto. Lo hacemos y ya está.
En caso de que no sea posible desactivarlo, lo que haremos es desactivar el mover el correo potencialmente spam a otra carpeta.
Haciendo esto, y pese a que la premoderación seguirá activa, los nuevos correos ya deberían ir directamente a la bandeja de entrada, y por tanto recibirlos GSuite o la plataforma que vayas a utilizar.
¿El problema? Que seguirán marcándose como SPAM, lo que hace que normalmente incluyan un texto en el asunto del tipo ** SPAM ** que, por razones obvias, puede hacer que GSuite o la plataforma que usemos acabe marcándolo equivocadamente, de nuevo, como SPAM.
Descontando que al marcarlo el servidor de esta manera, suele romper los hilos de correos (cada respuesta te llega como otro correo con un asunto ** SPAM **).
Vamos, un “engorriu”, como dicen en mi tierra.
Para solucionarlo, debemos ir a los filtros de spam a nivel de cuenta. Es decir, entrar en la configuración de filtros de cada cuenta de correo por separado, y asegurarnos que el Spam Threshold Score, que es el sistema estándar de catalogación de correos como potencialmente spam, está lo más alto posible.
Por defecto, de hecho, suele estar en 5, así que con cambiarlo a 50 ya el servidor no debería marcar nada como Spam, y por tanto ya deberíamos recibir todos, absolutamente todos los correos, en GSuite o la plataforma que usemos.
Sobra decir que solo recomiendo hacer esto si, como es el caso que menciono aquí, vamos a utilizar una plataforma como la de Google o Microsoft, que ya cuenta con sistemas anti-spam mucho más eficaces que los de nuestro servidor.
Los filtros anti-spam están para algo. Evitan que nos lleguen algunas campañas de phishing y demás fraudes, que son precisamente la puerta de entrada más lucrativa para el cibercrimen. Y por tanto son necesarios, aunque en efecto, sobre todo debido a las limitaciones de gestión que tiene un servidor frente a estos grandes del sector, fallen bastante, y acaben marcando como spam correos lícitos que queremos recibir.
Es lo malo de los sistemas de seguridad basados en listas negras. Que funcionan relativamente bien… hasta que fallan. Y otra de las razones de peso para pasarse al ecosistema Google o Microsoft.
Avisado quedas :).
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