agendar reunion

En el sector techie hay dramones de vez en cuando que, sinceramente, me dejan con el culo torcido.

El último lo teníamos estos días, tras un tweet de Sam Lessin, inversor y fundador de Slow Ventures, que comparto por aquí:

Segùn el bueno de Sam, al parecer cuando alguien te envía una invitación para agendar una reunión mediante Calendly (probablemente la plataforma más conocida para estos menesteres), te está diciendo de forma indirecta que eres menos importante que él, y que todas sus reuniones son más importantes que lo que le tengas que contar.

Tócate los cojones, Mari Loli…

El debate, afortunadamente, se fue tornando poco a poco más interesante, y de eso mismo quería hablar: de lo que supone a nivel puramente sociológico una tarea que al menos algunos hacemos tan de continuo como es agendar reuniones.

Cómo agendar una reunión de la forma más ética y eficiente (y no morir en el intento)

Básicamente, aquí entramos ante el ya clásico problema de dos (o más) individuos con diferentes necesidades (hay que sacar una hora en común que a todas las partes le venga bien para agendarlo), que para colmo se agrava cuando hay diferentes husos horarios de por medio.

En mi caso, que no uso Calendly (aunque me he planteado en alguna ocasión implementarlo, todo sea dicho), lo que hago es vía email proponer varias horas/días de los que tenga disponibilidad, de forma que sea la otra persona quien decida. Eso, o si vemos que es más complicado agendarlo así, le propongo que sea la otra parte quien ofrezca opciones para más adelante.

Pues al parecer, y según veo por el debate que se ha montado alrededor del tweet de marras, la primera opción, que recalco suele ser el primer acercamiento que hago, se puede entender como una alieanación hacia la otra u otras partes.

Que indirectamente les estoy transmitiendo el hecho de que mi tiempo es más importante que el suyo.

Recalco: tócate los cojones, Mari Loli…

Hay otros puntos que sí que cumplo, y es que también recomiendan acompañar ese enlace (en el caso de que uses Calendly o alguna plataforma semejante) con unas palabras para humanizarlo (debe ser que es muy habitual enviar el enlace tal cual, que sí me parecería algo extraño). Obviamente, en mi caso, al ser yo quien respondo a los correos y MPs, siempre hay una conversación previa. Y al no enviar un enlace per sé, sino que me tomo el tiempo en revisar mi agenda y proponer opciones, por ahí no creo que haya problema.

Agendar reuniones, el tiempo y la productividad: Cómo lo hago yo

Sin embargo, sigo viéndole lagunas a eso de que sea quien quiere agendarte el que proponga su disponibilidad de base.

La razón no es, por tanto, que esté queriendo hacerte pensar que mi tiempo es más valioso, sino simplemente que no dispongo de cualquier hora para agendar reuniones.

En mi caso, por ejemplo, intento que todas las reuniones se hagan vía telefónica (no videollamada) y, o bien sobre las 10AM si es una reunión rápida (máximo 15 minutos), o bien a las 13:30, y como máximo de una hora.

El por qué de este horario y este formato un tanto peculiar es que son estos momentos cuando aprovecho para sacar al perro, y por tanto, estar fuera del despacho. El resto de tiempo en oficina lo quiero dedicar a trabajar, no a reuniones.

Obviamente, hay algunas reuniones que requieren, sí o sí, de videollamada o de un horario específico (por ejemplo, entrevistas en televisión o radio), pero para las típicas reuniones de trabajo (un potencial cliente, un potencial stakeholder), solo tengo esos slots disponibles.

¿Que esto supone menospreciar a la otra parte? En caso de que no fuera así, a quien estaría menospreciando es a mis clientes, ya que robaría horas de trabajo en sus proyectos para reuniones, que reconozcámoslo, la mayoría son una pérdida de tiempo.

Así que oye, si a alguien le ha parecido mal en algún momento que le dijese que no podía reunirme más que a esas horas, de verdad lo siento, pero es lo que hay.

No es mi intención socavar la importancia de tu tiempo, de veras. Más bien todo lo contrario. Intento ser lo más productivo posible, así que igual si no nos podemos ajustar a una reunión corta vía llamada, es mejor que me mandes un mail con los puntos a tratar, y así, de forma asíncrona, avanzamos.

¿Que puedo perder clientes por esta política? Pues puede.

Aunque, también te digo, que bien perdidos están.

Si antes de ser clientes ya empiezan así, mejor lejos

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