Cómo exprimir al 100% Slack, la plataforma de comunicación corporativa

Parte de mi trabajo en SocialBrains pasa por estar al día de cualquier innovación en el sector que podamos implantar y que con ella optimicemos los procesos internos tanto de la compañía como de nuestros clientes. Y a razón de ello, llevo ya un tiempo probando en primera persona Slack (EN), una herramienta de productividad que viene a sustituir los interminables emails internos de una empresa o un grupo de trabajo.

Slack

Hablamos de ella recientemente, como ejemplo de la feroz evolución que está sufriendo el mercado de suites de productividad dirigidas al sector corporativo. Una guerra de nubes a dos niveles, con una Google y una Microsoft al frente de las más altas esferas, mirando de reojo a esa Amazon que amenaza con quitarles parte del pastel, y una Hipchat y una Slack a un segundo nivel, seguidas de cerca por Facebook y LinkedIn.

El caso es que la mayoría de servicios añadidos a la comunicación los teníamos ya cubiertos (personal y profesionalmente) con Google (Google Docs y Chrome son una delicia para el trabajo colaborativo y desgeolocalizado), así que me puse manos a la obra para estructurar la comunicación de un grupo tan diverso (geológica y ideológicamente hablando), que por momentos se volvía caótica (tan pronto usábamos los DMs grupales de Twitter, como hangouts, emails, grupos de WhatsApp, llamadas o privados de Facebook).

Y de paso aprovecho para contar por aquí cómo es la experiencia de creación de una rutina de trabajo, tanto en grupo como en solitario (sí, como explicaré más adelante, Slack se puede utilizar también para automatizar notificaciones que te afecten únicamente a tí) apoyado en esta herramienta de mensajería instantánea. Pero primero de todo…

¿Qué es Slack y por qué mi empresa/proyecto debería utilizarla?

Aquí no voy a vender la moto a nadie. Igual que bajo mi humilde opinión Slack puede ser una gran herramienta de apoyo al trabajo, tiene que haber una predisposición clara y rotunda al cambio por todos y cada uno de los integrantes. Hablamos de incluir un servicio externo (instalar a fin de cuentas una aplicación más), que debería centralizar a partir de ahora toda la comunicación interna. En caso contrario, la propuesta no llevará a ningún puerto, ya que habrá alguno que o bien acabará por no enterarse de nada, o bien seguirá incitando al resto a usar el resto de medios “tradicionales”, rompiendo así la centralización de información buscada.

Tampoco es que pasemos a usar Slack y nos olvidemos de que existen más servicios. El correo seguirá estando presente, pero seguramente la carga de correo interno disminuya, utilizándolo únicamente para esos momentos en los que de verdad se necesita. De hecho, lo interesante de Slack es precisamente que se sincroniza con la mayoría de servicios actuales, por lo que no es que dejemos de usarlos, sino que la información que antes trabajábamos en ellos ahora aparecerá en el timeline de algún canal de Slack, pudiendo (o no) gestionarla desde su interfaz.

Y dicho esto, podríamos definir Slack como una herramienta de mensajería instantánea muy vitaminada dirigida al sector corporativo. En Slack lo que tienes es una cuenta que depende, habitualmente, del email corporativo, y con ella sólo podrás comunicarte (según permisos, claro está) con el resto de invitados a ese “grupo”.

Slack basa su potencial en cuatro aspectos clave:

  • Centraliza la comunicación de una empresa: Toda la comunicación interna de la empresa pasa por la misma herramienta, y se puede consumir desde sus paredes, pese a que se haya creado en el exterior. Esto es vital, ya que en la práctica te “obliga” a estar solo atento a un medio, y no a varios. La base además es mensajería instantánea, como los chats de toda la vida, con algunos añadidos interesantes y ampliamente conocidos en el colectivo digital para simplificar su aprovechamiento.
  • Vitamina la información: La herramienta cuenta con un gestor de notificaciones muy bien elaborado. Dentro de un grupo de trabajo (un dominio de Slack), podemos tener tantos chats (canales) como queramos, y en cada uno podremos definir el sistema de notificaciones y permisos oportuno. También hay que dejar claro que no todos los miembros tienen que “suscribirse” a cada canal, sino únicamente a los que vayan a utilizar. De esta manera, podemos por defecto agregar a cada trabajador a unos canales referentes a su departamento o a su trabajo, sin que éste tenga que estar al tanto de lo que hacen en otro departamento. Existen además canales privados, que podemos utilizar para segmentar cada departamento, y por supuesto, mensajería privada, tanto en grupo como de persona a persona.
  • Cuenta con centenares de integraciones a servicios de terceros: Aquí es donde para alguien al que le gusta cacharrear y automatizar lo máximo posible como un servidor se le abren un número infinito de posibilidades. La cuenta gratuita permite 5 integraciones con servicios de terceros (EN), pero hay que considerar que una de ellas podría ser con IFTTT. Y eso de por sí ya engloba muchísimas otras posibilidades… Para el trabajador, el resultado más directo es que por ejemplo puede compartir archivos, tanto de local como de alguna de las nubes más clásicas (Google Drive, Dropbox,…) tan solo arrastrando el archivo al canal donde lo quiera compartir. Slack se encarga de configurar los permisos. Más rápido y sencillo imposible
  • El buscador: El buscador de Slack es sencillamente una maravilla, y lo hace de facto uno de los mejores sistemas para recuperar historial sobre algún tema tratado. Es tan potente que incluso puede obtener información de los archivos compartidos, o filtrar por algún tipo de documento, chat o usuario, de forma que resulta muy sencillo recuperar temas pendientes que serían una locura en los gestores de correo habituales, y ya ni hablemos de los grupos y apps de mensajería.

No he hablado ni de privacidad, ni de seguridad, ya que son elementos básicos incluidos en todas las herramientas enfocadas al sector corporativo. ¿Es 100% privado? Hombre, puedes configurarlo para que sólo los trabajadores de una empresa puedan entrar en un canal previa moderación, así que podríamos considerar que sí. ¿Es 100% seguro? Eso es imposible. Pero cuenta con las medidas esperables (EN) para un servicio de estas características (AES-256bits, TLS 1.2, auditorías externas,…)

Tampoco he dicho que es multiplataforma (EN), y es que Slack lo tenemos tanto vía web (la peor opción bajo mi punto de vista, ya que solo permite tener a la vez una sesión activa por navegador) con o sin notificaciones de escritorio, como con app nativa en OS X, Linux , iOS, Android y Windows, esta última aún en beta (la he estado usando y no me he encontrado con ninguna restricción, pero es importante señalarlo). Edit a día 19 de Marzo del 2015: Windows ya cuenta con app oficial (no beta).

¿Qué podemos hacer para exprimir al máximo Slack?

Por aquí dejo, como prometía, algunos de los tips que podemos aplicar para sacarle el máximo jugo a la herramienta. Empecemos:

  • Aprovechar los hashtag, las menciones y el autocompletado de texto: El funcionamiento es semejante al que encontraríamos en Twitter, pero acotado a cada grupo de trabajo. Los hashtag vienen precedidos de #, como es habitual, y se usan para mencionar chats alternativos, pudiendo crearlos rápidamente para solucionar una emergencia sin molestar al resto de participantes de un chat, y sin tener que pedirle al administrador permiso. Las menciones con la @, con lo que conseguiremos que ese compañero sea notificado. Hay que dejar claro que Slack tiene dos tipos de notificaciones. La “blanda“, que te avisa (o no, según lo hayas configurado) de que un chat específico tiene contenido nuevo, y la clásica, que nos avisa de que hemos sido mencionados. A la hora de escribir un nuevo comentario, el servicio nos sugerirá en tiempo real posibles objetivos (autocompletado), facilitándonos la vida sobre todo en departamentos de grandes empresas, donde no siempre recordaremos cómo se llamaba alguien.
  • Para empresas de desarrollo: Si el proyecto está relacionado con la gestión de código o texto, la posibilidad de integrar Slack con Bitbucket, Subversion o Github es básicamente necesaria. Con ello, podemos desde una misma cuenta actualizar las ramas de un desarrollo y adjudicárselas a cada usuario, que será notificado por separado, teniendo una lista de tareas pendientes que podrá consultar siempre que quiera. El resultado final es que no accedes a la interfaz de estos servicios ya que con el Terminal y con Slack tienes la información necesaria para trabajar.

Slack integrations

  • Integraciones con gestores de tareas: Todo proyecto colaborativo precisa de un gestor de tareas. Ya sea Asana, Trello o el servicio que más le guste, el funcionamiento sería semejante al visto anteriormente. Cualquier cambio si seguimos una metodología Do/Doing/Done será notificado a aquellos que estén suscritos al canal adecuado, sin tener por ello que avisar personalmente a cada uno. Todo se hace “automágicamente”.
  • Mantener una cultura corporativa de conocimiento informativo: Un grupo de trabajo bien informado va asociado inalienablemente al éxito de un proyecto. Y Slack puede ser una herramienta genial para conseguirlo, sincronizando fuentes (tanto internas como externas) de RSS para que vayan soltando píldoras informativas en canales específicos. En nuestro caso, hemos optado por aglutinarlas en el chat #offtopic, que habitualmente se usa para temas no relacionados con el trabajo, aunque hay algunas sincronizadas con chats específicos (por ejemplo el RSS del blog o canal informativo de cada uno de nuestros clientes), lo que nos permite estar al loro de cualquier actualización que pueda ser de interés.
  • Las redes sociales mandan: Igual que para el departamento de desarrollo mantener una integración con gestores de código es necesaria, quizás para el de marketing o social media sea interesante integrar algunas alertas sacadas de la API de cada red social. Ejemplos hay miles, como que nos avise cuando alguien menciona a nuestro cliente con algún sentimiento negativo o despectivo, o tener controlados los suscriptores que se han desuscrito de nuestra lista de correo, como tengo en mi Slack personal. Parece una tontería, pero la integración con Hangouts hace que si ahora mismo escribo /hangout en un chat, Slack cree instantáneamente un hangout e invite a todos los miembros conectados a ese chat. Si lo tengo que hacer a mano, unos minutos me lleva como mínimo…
  • Slack para comercios electrónicos: Servicios como Stripe también pueden integrarse en Slack, obteniendo así de forma inmediata un dashboard con los pedidos de nuestros clientes sin tener que salir de la propia herramienta de mensajería, y que sea cada pedido el encargado de avisar al departamento financiero (por ejemplo) para emitir una factura.
  • IFTTT es nuestro amigo: Si no conoce aún IFTTT (EN) no sé a qué está esperando. Gracias a este pequeñito, podemos crear reglas del tipo “Si algo ocurre, entonces haz esto” con miles de servicios. Las posibilidades son prácticamente ilimitadas, y engloban desde servicios digitales hasta domótica o Internet de las Cosas. De hecho una implementación interesante sería que Slack avisase al grupo de trabajo de una oficina cuando el coche del jefe entrase en el garaje :). Dejando de lado las tonterías, nos sirve para “hackear” la restricción de 5 integraciones con servicios externos que tiene la versión gratuita de Slack (EN). Todo lo que se puede hacer con cada una de las integraciones de Slack lo podrás seguramente apañar en IFTTT, y alimentarlo en Slack igualmente. Aquí la imaginación (y las necesidades de cada negocio) juegan un papel trascendental, y son el único freno a las posibilidades reales de la herramienta. Desde avisar 15 minutos antes de que empiece una reunión al equipo que debe estar presente, pasando por el control de temperatura de un horno o de los cambios de ciclo que podrían afectar al timing propuesto en un proyecto ágil.

Todo sin olvidar que la herramienta en si es de comunicación, y que estas integraciones son “únicamente” un añadido que enriquece la experiencia y optimiza el tiempo que pasamos trabajando.

¿Se le ocurren más posibilidades?