Tips para ser más productivo: Cómo me administro yo las notificaciones

Llevaba desde principios de 2015 sin dedicar una pieza exclusivamente al cómo gestiono yo la parte comunicativa de mi trabajo, y de paso, también la de mi vida personal.

Soy, como bien sabes, un emprendedor que está metido en bastantes jaleos, que tengo afortunadamente varios clientes, y que llevo en paralelo varios proyectos personales. De puertas hacia fuera podría parecer que trabajo de sol a sol, pero lo cierto es que, como ya explicaba recientemente, creo que un profesional del siglo XXI además de saber hacer las cosas debe ser capaz de hacerlas en un tiempo prudencial. Y esto me ha llevado con el paso de los años y el prueba/error a pulir hasta el extremo una rutina de trabajo apegada a las nuevas tecnologías que realmente no me roba tantísimo tiempo como podría parecer, y que por tanto me permite disfrutar de mis ratos libres sabiendo que la parte de negocio ya está convenientemente cubierta.

Así, la idea detrás de esta pieza era actualizar todo lo dicho en aquella otra del 2015 con todas las novedades que he ido incluyendo desde entonces, estructurándola un poco más, y con la idea de que te pueda servir aunque sea de inspiración para tu día a día.

Algunos cambios entiendo que son sencillos de implementar y acostumbrarse. Otros también entiendo que quizás son demasiado agresivos. Pero tienen una razón y la explicaré en profundidad. Luego ya tú decides si les das una oportunidad o por el contrario prefieres seguir como hasta ahora.

¡Empecemos!

Paso 1: Notificaciones en dispositivos

Este es el elemento principal del artículo, habida cuenta de que existe un gap mayúsculo entre la necesidad real y la creada por las tecnológicas.

A saber, es importantísimo que seamos nosotros los que tenemos el control de cuándo debemos consultar las notificaciones. Sin embargo, por cómo están diseñadas, en el momento en el que el volumen de las mismas crece lo suficiente se vuelven un lastre para nuestra productividad.

Por eso lo que yo he acabado por hacer es gestionar muy concienzudamente qué tipologías de notificaciones permito y cuáles no.

En escritorio

Aquí la respuesta es sencilla. No quiero ninguna notificación. Ni tan siquiera las de seguridad de Windows 10/Mac OS (los dos sistemas operativos que utilizo en escritorio). Tengo configurado por defecto las actualizaciones de seguridad, y también es cierto que una vez al mes como mínimo hago un repaso por ver si hay actualizaciones. Pero mi panel de notificaciones en el escritorio está siempre vacío.

En Web

Un servidor utiliza Chrome como navegador principal, en donde tengo una cuenta para cada proyecto, y cada sesión cuenta con varios elementos fijos.

Dichos elementos lo único que quiero que me digan es si hay contenido sin leer. Pero por supuesto, no emiten ningún ruido.

Además, en el caso de Telegram y WhatsApp tengo bloqueado el aviso de los mensajes de grupo a excepción del grupo de mecenas de Telegram, donde sí quiero que se me avise por razones obvias.

Dentro de cada servicio web podemos configurar todo esto, ya que todos cuentan con un apartado de notificaciones.

En móvil

Es el segundo pilar base de mi negocio (el primero es el correo), y por tanto, soy muy estricto con lo que me llega por ahí.

Para empezar:

1. El móvil siempre está en silencio con vibración, a excepción de por la noche (de 11pm a 7 am), que pasa a estar en silencio. La propia vibración ya hace ruido, pero lo mejor es que si estoy en una reunión, no molesto a nadie.
2. Lo único que quiero que me vibre es cuando alguien me llama (sea llamada tradicional o VoIP).
3. Quiero notificación visual (es decir, iconito) únicamente para los servicios de mensajería instantánea y MPs (como ocurre con Twitter), a excepción de WhatsApp, que normalmente tiene un uso más personal y que por tanto no tengo tan siquiera notificaciones activas. Sobra decir que todos los grupos están silenciados.
4. Para el resto de servicios, sin notificación. Si se trata de redes sociales o servicios de información (como el correo o mi gestor RSS), tengo puesto que se actualicen en segundo plano pero que no me notifique. Ya seré yo quien entre en Facebook o abra el correo cuando a mi me de la gana.
5. En ninguno de los casos, a excepción de las llamadas, hay led de notificación activo.

Poner el móvil en silencio con vibración es sencillo (desde Ajustes > Sonido podemos elegir Ningún Sonido para todas las tipologías de notificaciones, clics incluidos). El problema es que según la aplicación, llegar al nivel de parametrización que he expuesto arriba puede ser fácil o directamente imposible.

Afortunadamente las últimas versiones de Android han mejorado mucho en este sentido, y si la aplicación no lo ofrecía por defecto en su panel de Ajustes, es probable que deslizando la notificación ligeramente hacia la derecha en el panel de notificaciones y dándole a la aspa que aparece (como se ve en la imagen superior) podamos configurar tal y como queremos cada notificación, forzando entonces por el propio sistema a que se haga así.

En iOS como todo depende del propio sistema operativo deberíamos poder sin problemas desde el panel de Ajustes, entrando al detalle de las notificaciones de cada aplicación.

Sin embargo, ya te digo que por ejemplo con WhatsApp no he conseguido llegar a tenerlo tal y como me gustaría (solo notificación visual sin led de los mensajes individuales, y notificación con vibración de las videollamadas y llamadas), y esta es la razón de por qué, a la hora de elegir, he preferido directamente no recibir notificaciones de este popular servicio de mensajería.

Tablets y wearables (pulseras, smartwatches,…)

Mi iPad no tiene notificación alguna. Lo utilizo únicamente para consumir contenido, y por tanto, no tiene sentido que me ofrezca más información.

Y a nivel de wearables, más de lo mismo. Lo único que quiero que me notifique la pulsera (hace tiempo que he dejado de utilizar el smartwatch) es si recibo llamadas, y simplemente porque las llamadas deberían ser algo importante y urgente.

Este tema lo hablaremos a continuación, pero quería adelantarlo por aquí.

Si utilizas en tu día a día un smartwatch, entiendo que quizás sí quieras por lo menos ver ahí las notificaciones. Yo, como ya dije, lo he utilizado durante mucho tiempo, y creo que aunque reduce ligeramente el tiempo que perdemos consultando notificaciones, sigue siendo un elemento más que nos hace perder tiempo con ellas. 

Que con la idea que quiero que te quedes es que tú deberías ser quien decida cuándo miras x servicio y cuando no. No que sea el propio servicio mediante las notificaciones el que te fuerce a dejar lo que estabas haciendo y consultarlas.

Paso 2: Hay que educar a nuestro círculo de amistad/trabajo

Entramos en un punto conflictivo.

El principal problema que veo con el uso de las nuevas tecnologías es que la gente sigue sin entender algo tan sencillo como qué es importante y urgente, qué es importante pero no urgente, que no es importante pero es urgente, y que ni es importante ni urgente.

Es algo de lo que ya hablé en profundidad en el artículo en el que tratábamos el tema de la mensajería instantánea y la productividad.

• Las llamadas de teléfono, que es la notificación más invasiva que tenemos, únicamente se deberían utilizar cuando algo es importante y urgente (algo que pasa muy pocas veces, te lo aseguro), o cuando la solución a dicha cosa nos va a conllevar perder bastante más tiempo vía email y/o mensajería.
• Para el resto está la mensajería instantánea (algo no muy importante pero urgente) y el email (algo importante pero no urgente, o algo no importante y no urgente).

Claro que esto también depende de la óptica de quién lo ve.

Para mi puede ser muy importante y urgente solucionar una duda para poder hacer el trabajo por el que me has contratado, y por tanto debería molestarte con una llamada de teléfono. Pero es probable que para ti eso no sea importante, y sobre todo no sea urgente.

En estos casos hay que aplicar el sentido común, y también ponerse en la piel de la otra persona.

Quizás para mi esto sea importante y urgente, pero lo mismo puedo seguir avanzando con otro tema y ya cuando de verdad no pueda continuar, aprovechar para molestarte, ya que lo mismo en ese tiempo me han salido otras dudas y así matamos varios pájaros de un tiro.

Paso 3: El buen uso del correo electrónico

En mi caso, y como decía, el correo es mi principal canal de comunicación profesional. Y realmente lo utilizo también como gestor de tareas, habida cuenta de que todo lo que tengo que hacer en mi día a día (descontando, claro, la rutina que ya esté establecida con clientes y a nivel de proyectos propios) debería tener constancia en un hilo de emails.

De ahí que muchas veces con compañeros y clientes les pida que por favor me envíen un email con el tema del que acabamos de hablar. Si me lo dicen de viva voz o vía un servicio de mensajería, intento acordarme, pero con la memoria de pez que tengo lo mismo se me acaba pasando. En cambio, un email sé que voy a llegar a ello y sé que no va a desaparecer hasta que lo solucione.

Porque esa es otra, aplico al dedillo la metodología de Inbox Cero en mis cuentas de email:

• Todo lo que está en la bandeja de entrada son temas pendientes que requieren por mi parte (esto es importante) la realización de una o varias tareas en particular.
• Si hay un tema pendiente pero no requiere de mi para continuar, estará archivado en alguna carpeta fuera de la bandeja de entrada, y en todo caso pospuesto para que me vuelva a llegar a la bandeja más adelante.
• Cuando un tema está terminado, pasa a su carpeta correspondiente y desaparece por tanto de la bandeja de entrada.

De lo que se trata cada día es de intentar que la bandeja de entrada se quede vacía. Y eso lo consigo en base a que todo lo que me llega a mis cuentas principales es por regla general importante. Para el spam y las newsletters tengo ya otra cuenta que no reviso a diario, como expliqué en profundidad en su día.

Paso 4: La programación y los automatismos son tus aliados

Después está el tema de las programaciones de tareas, que siempre y cuando se hagan con cabeza (por favor, no automatices absurdamente cosas que se espera que hagas tú en persona como responder a un email), nos ayudan a ser más productivos.

Por ejemplo, yo utilizo la herramienta Boomerang (ES) para programar el envío de correos a otra hora propia de GMail de programar y posponer emails. De esta manera, puedo por ejemplo dedicar un rato libre a responder emails y asegurarme que estos llegan al día siguiente por la mañana, cuando el receptor acabe de llegar a la oficina y por tanto le aparezca de los primeros en la bandeja de entrada.

Y lo mismo pasa con esos emails que tengo que seguirlos pero cuya próxima acción NO depende de mi. Los pospongo hasta el día que corresponda y así me olvido.

He creado un tutorial mucho más completo sobre cómo gestiono los correos por aquí, por si quieres echarle un ojo: Cómo gestionar adecuadamente el email.

A nivel de presencia digital, ya he explicado en más de una ocasión que yo semanalmente programo mis tweets y los contenidos que publico en Facebook. Esto no quita que entre a diario y también que en el momento escriba y responda a preguntas o dudas. Pero la base de la semana la tengo ya distribuida de forma programática desde el fin de semana anterior.

De ahí que parezca que estoy todo el día conectado cuando realmente hay días que puedo estar de viaje y otros que incluso me puedo pillar libres.

Desde Tweetdeck, que es el cliente oficial de Twitter para profesionales, podemos programar sin problemas. Y lo mismo pasa desde las páginas de Facebook y los grupos que administras.

Paso 5: Para los más exigentes

Son algunas recomendaciones actualizadas que creo conveniente que conozcas. Y van muy al hilo de las recomendaciones que hace un tiempo realizaba el Center for Humane Technology (EN), un organismo creado para varios ex-directivos de empresas de la talla de Apple, Google, Facebook o Mozilla y que está interesada en crear una suerte de educación en materia de gestión de notificaciones.

Desde su asociación advierten de los riesgos que, según ellos, tiene pasar el tiempo pendiente de las notificaciones. Y por ello, ofrecen varias estrategias:

• Desactivar las notificaciones excepto las de las aplicaciones que realmente queramos, las que nos “conectan con las personas”. Básicamente, las de mensajería. ¿Te suena de algo? Es lo que llevo años haciendo y he vuelto a explicar en este mismo artículo.
• Poner el móvil en escala de grises, ya que al parecer para el cerebro es más adictiva una pantalla en color que una en blanco y negro. Es algo que llevo alrededor de un mes probando, y lo cierto es que no sabría decirte si me funciona o no. Está claro que menos tiempo pasas con él, habida cuenta de que consumir contenido y sobre todo producir contenido audiovisual (sacar fotos, pasar el tiempo por Instagram…) pierde parte de su atractivo. Pero de ahí a que me esté ayudando a más… Para hacerlo en Android, por cierto, tenemos que activar el modo desarrolladores (pulsar unas 10 veces seguidas en Información del teléfono), y luego dentro de este nuevo panel, buscar la opción de Simular espacio de color, para cambiarlo a Acromatopsia. En nuevas versiones de Android la opción ya aparece en Ajustes > Accesibilidad (gracias por avisar Julio).
• Limpiar la pantalla de inicio y dejar en ella únicamente aplicaciones que de verdad queramos usar con frecuencias. Las que no queramos usar tanto, a una carpeta o a la segunda página. De nuevo algo que aplico al dedillo. En mi página principal están solo los servicios de uso diario. En la secundaria (que solo tengo una), aquellos de uso ocasional o que no necesito en mi día a día de trabajo (como Netflix).
• Abrir aplicaciones escribiendo su nombre en el buscador del teléfono. Una forma de hacer un poco más pesado el lanzamiento de apps que derivará en menos consultas. Yo no lo he llevado a cabo, sinceramente.
• Dormir con el móvil en otra habitación en lugar de tenerlo al lado de la cama. Más de lo mismo. Me parece un poco exagerado y me obligaría a comprar un reloj de mesita para madrugar. Además que yo aprovecho alrededor de unos 10 minutos en la cama para revisar todo por alto y hacerme una idea del trabajo que tengo pendiente antes de empezar la jornada.
• Eliminar apps de redes sociales y usarlas desde nuestro ordenador únicamente. Es algo que sí que estuve probando una buena temporada, sobre todo teniendo en cuenta que aplicaciones como Facebook gastan una barbaridad de autonomía. Al final y por comodidad he vuelto nuevamente a las apps.
• Enviar mensajes de voz en lugar de texto, ya que así no necesitamos poner toda nuestra atención en la pantalla a la hora de enviarlos. Esto está bien, pero hay que recordar que nosotros ganamos en productividad a cambio de que quien recibe los mensajes la pierda, por lo que no recomendaría abusar mucho de ello.
• Usar reacciones en lugar de respuestas, una opción que no está presente en WhatsApp, pero sí en iMessage, Instagram o Slack. Va de la mano de lo anterior. Para cuestiones que requieren una respuesta sencilla, por supuesto. Por ejemplo yo en el correo solo respondo cuando entiendo que tengo que responder, y soy muy tajante con las respuestas.
• Usar aplicaciones y extensiones que ayuden a reducir las distracciones. En iOS, Android e incluso apps como las de Facebook e Instagram ya podemos encontrar estas soluciones de forma nativa, aunque proponen una larga lista (EN) de opciones. Para casos muy extremos puede ser una buena opción. Un servidor no ha llegado a depender tanto del smartphone.

Que cada uno se quede con lo que quiera :).

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Revisa mi setup de trabajo, viaje y juego (ES).

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