presencia online empresa

En muchas de mis charlas suelo empezar con una pregunta: ¿Para qué demonios necesitamos tener presencia digital?

La pregunta no es baladí.

Implementar una gestión digital óptima en tu empresa o negocio te permitirá mejorar de una forma sustancial la operatividad de esta organización en sus diversos ámbitos, contribuyendo a su vez a que este negocio tenga una buena rentabilidad, y con ello, a que su presencia digital sea positiva.

En la publicación de la web de la Asociación española de empresas de consultoría «¿Cuál es el grado de digitalización de las empresas en España?« (ES), se menciona el hecho de que, de acuerdo con un estudio sobre salud digital realizado en Europa por Zoho, tan solo un 25% de las empresas en España gozan de buena salud digital.

Esto pone en evidencia la necesidad que tienen las organizaciones de darse el permiso de experimentar una transformación digital significativa y en la que los diferentes miembros de estas empresas y negocios sean protagonistas de la misma, brindando sus aportes e ideas durante estos procesos.

De esa forma, la transición hacia una empresa o negocio con una gestión digital óptima se llevará a cabo sin mayores contratiempos e incluso, puede llegar a ser bastante favorable para todos los implicados en la medida que exista una colaboración entre estos individuos, lo que a su vez se reflejará en la imagen que dicha organización proyecte ante su audiencia.

Ante su potencial cliente.

Con todo lo que esto supone.

4 consejos para implementar una buena gestión digital de empresa

En el informe Impacto de la transformación digital en España: 1998-2023, publicado por la Fundación Orange (ES/PDF) se expone que: “España ha pasado de la novena a la séptima posición entre los países europeos más digitalizados en el periodo 2017-2022”.

Por estos lares solemos pensar que estamos a la cola, y aunque en efecto hay mucho margen de mejora, nada más lejos de la realidad.

De esta forma, a pesar de que es bajo el porcentaje de las empresas y negocios que han apostado por la digitalización, lo cierto es que está presente un interés por implementar la tecnología e innovación en el ámbito empresarial.

Al respecto, la digitalización de procesos empresariales, así como de emprendedores autónomos no sólo suele ofrecer beneficios económicos, sino que sus negocios puedan cumplir efectivamente con obligaciones importantes, tales como la emisión de la factura electrónica autónomos (ES/que, por cierto, dentro de poco pasará a ser obligatoria por ley) y otros trámites que se exigen para su adecuado funcionamiento. 

Sin embargo, es fundamental que la implementación de herramientas tecnológicas para digitalizar tu negocio fomente mejores condiciones laborales para los diferentes colaboradores, ayudándolos a tener un buen desempeño en sus funciones dentro de la organización, así como poder gozar de una mayor estabilidad psicológica y emocional.

¿Quieres saber cómo puedes implementar una buena gestión digital empresarial? A continuación, te comparto algunos consejos que te facilitarán esta labor. Pautas que he ido aprendiendo con el paso del tiempo en mi labor como consultor de presencia y reputación online, ayudando a que la tecnología sea utilizada de manera inteligente y, al mismo tiempo, construir una imagen sólida de tu marca:

1.    Facilita la comunicación entre los colaboradores de la empresa

Utilizar un software a través del que los diferentes colaboradores de una empresa o negocio puedan mantener una comunicación efectiva entre sí, puede concebirse como una de las principales acciones a llevar a cabo en la gestión digital de las organizaciones.

Esto en particular facilitará la planificación y puesta en marcha de proyectos de una manera más ágil y organizada, en vista de que se podrán optimizar algunos de los procesos que se realizan en la organización, así como solucionar a la brevedad posible aquellos inconvenientes que puedan estar afectando algún flujo de trabajo.

Por otro lado, en el caso de que, en tu empresa o negocio, los empleados trabajen bajo la modalidad remota, la implementación de tecnologías que permitan que estos se comuniquen por medio del uso de programas o herramientas digitales, contribuirá a que su operatividad sea eficiente sin recurrir a la presencialidad por parte de estos colaboradores.

Una operatividad eficiente pondrá en evidencia la autoridad y expertise de tu negocio en la actividad económica a la que se dedica, potenciando su presencia en línea.

Y esto acabará ATRAYENDO CLIENTES, que es lo que, al final, buscas.

Algunas de las funciones que deben proporcionar este tipo de software idóneos para que la comunicación entre los empleados sea efectiva son las siguientes:

  • Que sea intuitivo y amigable con los usuarios, es decir, que su funcionamiento sea fácil de comprender e implantar en la rutina de trabajo.
  • Que permita que los colaboradores puedan comunicarse a través de un chat vía online para gestionar situaciones o resolver dudas de una forma rápida y efectiva.
  • Que facilite el envío de diferentes tipos de documentos para que los empleados reduzcan la comunicación mediante correo electrónico. Que es un canal genial de comunicación, pero que adolece de la inmediatez de un sistema de chat corporativo.

En el caso de CyberBrainers, por ejemplo, hacemos uso de Slack como principal sistema de comunicación entre todo el equipo.

Y, de hecho, he implementado este sistema con un éxito rotundo en varias empresas, siendo a día de hoy uno de los talleres que más me demandan (el último que impartí, por cierto, fue este mismo mes para un máster de emprendedores).

2.    Uso de un software de contabilidad

Una de las claves para gestionar de forma óptima el proceso de digitalización de una empresa o negocio consiste en usar un software de contabilidad, puesto que es una tecnología que te permitirá tener un mayor control de la información financiera de tu organización, así como acceder a estos registros en el momento que lo precises.

 De este modo, las áreas administrativas y contables de cualquier empresa se encuentran entre los aspectos que tienen que estar digitalizados actualmente.

Esto se debe principalmente al hecho de que con ello no solamente se reducirán los costes de esta índole en el ámbito empresarial, sino que, además, se automatizarán muchas de las labores realizadas por los colaboradores, siendo posible que estos se dediquen a otras acciones más analíticas con base en los datos contables que tengan a su disposición.

Y no solo eso.

Como te decía al principio del artículo, el Gobierno ha conseguido aprobar ya una ley que forzará a todo autónomo o PYME española a pasar a usar un software de contabilidad capaz de generar facturas en el formato administrativo, FACTURAE.

Hasta donde yo sé no hay fecha límite aún, pero ten claro que más temprano que tarde te va a tocar dar el paso.

Por medio de la implementación de programas de contabilidad y facturación será posible optimizar las siguientes labores en tu empresa o negocio:

  • Realización de facturas personalizadas con la imagen visual de tu marca.
  • Registro de los asientos contables de tu organización para que puedas mantener actualizada su contabilidad.
  • Cálculo de los impuestos de tu negocio o empresa.
  • Generación de facturas en formatos compatibles con la Administración Pública.

Hay numerosas herramientas de facturación en el mercado, y ahí ya dependemos de las necesidades y particularidades de cada empresa a la hora de decidir qué software implementar.

Si quieres, escríbeme (te dejo al final del artículo un enlace al formulario de contacto) y te hago un análisis sin compromiso de tus requerimientos técnicos.

3.    Gestión efectiva de clientes bajo la modalidad online

La gestión de clientes online mediante la combinación de chatbots elaborados con tecnología de inteligencia artificial (IA) en conjunto con empleados encargados de dar respuestas a las preguntas que no puedan responderse a través de mensajes automáticos, es ideal para ofrecer una buena experiencia a los usuarios y clientes que visiten el sitio web de tu negocio.

De nuevo, no se trata de delegar de forma absolutista labores tan complejas como las comerciales y de soporte a una máquina, sino apoyarnos en su potencial, y liberar carga de trabajo a nuestros empleados, para que estos se dediquen a labores de mayor nivel.

De hecho, justo la semana que estoy escribiendo esto tengo programado hacer una entrevista a una empresa que está desarrollando agentes de IA, lo que está empezando a llamarse humanos digitales, precisamente como herramientas enfocadas a este tipo de funcionalidades.

La entrevista la podrás escuchar en el podcast enCLAVE DIGITAL (intentaré acordarme de actualizar este enlace en cuanto tenga ya el vídeo publicado).

Así pues, a la hora de implementar sistemas de chatbots o agentes digitales de forma eficiente en una organización, se debe tener en consideración los siguientes puntos:

  • Proporcionar un servicio de atención al cliente que esté disponible los 7 días a la semana durante 24 horas.
  • Asegurarse de tener un buen tiempo de respuesta en los casos en los que los usuarios deban comunicarse con un agente de atención al cliente humano.
  • Proporcionar respuestas automáticas en función de las preguntas frecuentes de tu audiencia para que puedas ir optimizando constantemente el servicio y contribuir a que este sea más eficiente.
  • Y la más importante de todas: Que los sistemas sean ÚTILES, no una molestia que pueda alienar al cliente, sea interno o externo.

4.    Almacenamiento de la información empresarial en la nube

El almacenamiento en la nube está cambiando la manera de llevar a cabo la gestión digital de las empresas, dado que facilita el acceso a la información empresarial y a su vez, contribuye a que estos datos se actualicen de manera constante.

Tener debidamente digitalizada la documentación inherente a tu empresa o negocio facilitará la gestión de los diferentes departamentos de la misma, puesto que, si esta se encuentra organizada con base en un sistema de clasificación, podrás acceder sin mayores dificultades a estos registros en cualquier momento en que lo necesites.

Por otro lado, cabe destacar que, a través de estas acciones, además, evitarás que la organización pueda incurrir en prácticas de riesgo que sean inadecuadas o inclusive, no se ajusten a alguna normativa establecida en la ley

Ya he explicado por esta santa casa cómo uno de los procesos de transformación digital que más me piden las empresas es, precisamente, la migración de servicios a la nube. Es más, justo la semana que viene tenemos una migración a ecosistema Google Cloud de una PYME de 10 trabajadores de Madrid, y para la siguiente, más de lo mismo pero con hotel de Castilla.

Si quieres organizar de manera óptima tus archivos en formato digital, ten en consideración las siguientes sugerencias:

  • Implementa un sistema de organización y clasificación de los documentos que facilite su localización, estructurada y sistematizada, permitiendo poder revisar y verificar la información empresarial de una forma rápida y eficiente, y con el objetivo de transformar toda esa información en conocimiento.
  • Asegúrate de mantener la seguridad y privacidad de la información confidencial de tu negocio para evitar ser víctima de posibles fraudes financieros y otros tipos de delitos informáticos que, por su naturaleza, incidan de modo irreparable en las finanzas de tu organización o conlleven que tengas que asumir obligaciones legales o económicas generadas por causa de dichas acciones.
  • Dispón de varios respaldos de tu información empresarial (es decir, una buena política de copias de seguridad), especialmente la correspondiente a datos de clientes y usuarios, al igual que los registros financieros del negocio.
  • Y, por último, que cada trabajador acceda ÚNICAMENTE a los recursos que necesita para ejercer su trabajo.

Solo con esto ya evitamos buena parte de los riesgos asociados al trabajo en la nube, aprovechándonos así de todas sus ventajas.

Concibe un balance entre lo tecnológico y lo humano en la transformación y gestión digital de tu negocio

El impacto de la digitalización de las empresas puede llegar a verse reflejado en cada uno de sus cimientos en la medida que haya un balance entre la tecnología y lo humano a partir de la concepción de una cultura y valores organizacionales alineados con la importancia que tiene actualmente la innovación tecnológica.

Recalco que cualquier proceso de transformación digital puede acabar siendo un éxito o un fracaso según cómo se haya gestionado el factor humano.

La tecnología es una mera herramienta. De ahí la importancia que tiene trasladar a todo el equipo los porqués del cambio, y darles la formación oportuna para que puedan seguir realizando sus labores asistidos ahora por estas herramientas.

En este sentido, la gestión digital de una empresa debe hacerse de una forma democrática y promoviendo que todos sus colaboradores puedan dar opiniones, sugerencias y críticas sobre las mejores acciones a implementar, de manera que, al mismo tiempo, sea posible mejorar significativamente la presencia online de la organización.

Así pues, más allá de que puedas reducir costes en lo que respecta al uso de recursos materiales y financieros en tu negocio o empresa al momento de realizar diferentes labores en esta organización, ya que se requerirán menos horas de trabajo, la digitalización debe promover una transformación profunda en su cultura organizacional e imagen corporativa.

Una gestión digital, por tanto, que sume, y que no reste.

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