Hoy vengo a hablar de uno de esos proyectos recientes con clientes que de vez en cuando me gusta trasladar a estos lares.
El caso es que estamos ante una PYMe española típica: Entre 5 y 10 trabajadores, sector servicios, y con ganas de afrontar una transformación digital que les haga ser más rentables y productivas.
Con esto en mente, uno de los pasos que necesitábamos realizar dentro de la estrategia de transformación digital que les planteé, era migrar todos sus activos digitales a la nube.
La mala fortuna hizo que entre que se decidían y no, el servidor (uno físico que tenían en la oficina y que era gestionado por una empresa de informática «tradicional») sufrió una brecha de seguridad… que les infectó con un ransomware.
Lo demás, es historia.
Ya sabes: todos los archivos de las últimas dos semanas perdidos, teniendo que tirar de una copia de seguridad previa que por azares del destino (estaba en el propio servidor, algo que ya he repetido por activa y por pasiva que NO hay que hacer) se había librado del cifrado.
Pues bien, uno de los trabajadores descargó esa copia de seguridad y la alojó temporalmente en su ordenador personal (mejor eso que nada :D).
Y en esas estaban: Sin acceso al antiguo servidor, dependiendo íntegramente del ordenador personal de un trabajador que guardaba todo el contenido.
La PYME ya había afrontado la primera etapa de transformación digital
Hay que dejar claro que con este cliente ya habíamos trabajado con anterioridad, migrando todos sus activos, a excepción del almacenamiento, que prefirieron en su día mantenerlo en el servidor contratado con esta otra empresa de informática, a la antigua GSuite, que ahora se llama Google Workspace.
De hecho, siendo sinceros, además de los correos, calendarios y reuniones virtuales (que de vez en cuando necesitan hacerlas), ya les habíamos montado un principio de servidor de almacenamiento en Google Drive, convenientemente parametrizado a los permisos justos y necesarios que necesitaba cada trabajador (por aquel entonces), y hasta con algunos de los documentos que antiguamente habían gestionado mediante la suite en local de Microsoft Office, migrados a Google Suite (y por tanto «inmunes» a ataques de ransomware, ejem ejem).
Es más, esto mismo había hecho que al entrarles el ransomware la empresa pudiera seguir operando. Con muchas dificultades, claro, pero al menos documentos críticos como los de facturación y logística ya estaban siendo gestionados en la nube de Google, y por tanto, al hackear su servidor físico, no fueron afectados.
Pese a todo, y como decía, habían perdido dos semanas de trabajo (y podría haber sido mucho peor). Hablamos de los típicos documentos del día a día (que si presupuestos, que si mockups, que si documentación… todo perdido, irrecuperable).
Y claro, si ya estaba en el roadmap hacer el cambio, imagínate las prisas que, de pronto, les entraron para migrar todo a la nube.
Migrar a la nube sí, pero al menor coste posible
El tema estaba en que como cualquier otra PYME, querían migrar todos sus activos a la nube para ser más eficientes y tenerlos más seguros, pero el coste mensual debía ser el menor posible.
Esta PYME en particular tenía cerca de 10 usuarios del nivel básico de Google Workspace (no pongo el nombre de estos niveles porque estos de Google están cambiándolos cada poco tiempo), lo que vienen a ser unos 6 euros por usuario.
El que tenga 10 o menos trabajadores es importante, ya que desde hace unos meses Google obliga a que las organizaciones de más de 10 trabajadores paguen por una versión ligeramente superior a la tarifa básica. De ahí que a veces haya que hacer malabares (ver realmente cuántas cuentas se necesita, y transformar el resto como lo que Google llama «alias de correo» asociados a la cuenta principal que sea oportuna en cada caso) para ajustar la organización a esas 10 cuentas.
Requiere un trabajo previo de conceptualización, pero para eso estamos… Vale más la pena planificar el cambio bien, dedicándole el tiempo adecuado, que luego tener que estar hipotecados toda la vida con mayores gastos mensuales.
Pues bien, la versión básica de Google Work incluye 30 GBs de almacenamiento. Suficiente para la mayoría de trabajadores, pero no para albergar un servidor de una empresa.
Obviamente, en las tarifas superiores sí contamos con más almacenamiento, pero sigue estando distribuido entre los trabajadores (cada uno tendrá hasta XGBs), lo cual no nos interesa (si el día de mañana se elimina ese usuario, se perdería el acceso a los documentos creados en su cuenta), y obviamente el coste mensual aumenta considerablemente.
La idea que seguramente a todos les ha pasado por la cabeza es la de pagar una cuenta con mucho almacenamiento, y que el resto sean usuarios del plan básico.
Pero ahí Google ha estado rápida y, cosas de la vida, obliga a que si queremos pasar una de las cuentas a un nivel superior, haya que subir a toda la organización a ese mismo nivel.
No son listos ni nada…
Y aquí viene le pro-tip. Uno que compartía hace unas semanas con un mecenas de la Comunidad que se había encontrado con este mismo problema con uno de sus clientes, y que nosotros mismos aplicamos con este cliente del que te estoy hablando.
Cómo tener una nube corporativa en Google a bajo coste
Como le comenté a este mecenas, e implementamos nosotros con este otro cliente, hay dos opciones posibles:
- Crear una segunda organización con un solo trabajador, que será el administrador del almacenamiento: Esta podría ser la mejor opción, si no fuera porque nos obligará a tener un dominio diferente para ese usuario. Que vale que perfectamente podemos aprovechar, por ejemplo, el .com de la empresa para todos los correos y cuentas de trabajadores, y destinar el .es, por ejemplo, para ese usuario interno administrador que formará parte de otra organización. De esta manera, todos los trabajadores usarán el dominio principal en sus correos, y tendrán acceso a las carpetas compartidas de ese otro «trabajador invisible», volcando todos en el mismo servidor los documentos, pero solo accediendo a aquellas carpetas que cada trabajador necesita acceder. Pero aún así, supone pagar bastante más que la segunda opción que voy a dar.
- Crear una cuenta GMail gratuita, y contratar desde ella Google One: La opción más económica, sin embargo, supone no pasar por Google Workspace para ese usuario administrador del almacenamiento, sino con una cuenta de usuario particular al que le pagaremos una de las tarifas de Google One. Gracias a ello, por apenas unos 100€/año tendremos 2TBs de almacenamiento en Google Drive, muchísimo más económico que la anterior, que por el mismo almacenamiento pagaremos varios cientos de euros más (es cierto que incluiría más servicios, pero es que no los vamos a necesitar…). A cambio, es cierto que el POS que firmamos es el de los usuarios particulares de Google, no el de las empresas. Lo digo porque lo mismo este apaño entra en conflicto con el compliance corporativo…
Esta segunda opción es por la que apostamos con este cliente (para una empresa de este tamaño eso del compliance suena a chino). Usamos de hecho una cuenta @GMail.com que ya teníamos creada de hace tiempo, le asociamos el Google One, y el trabajador que tenía volcado todo el servidor antiguo lo subió a esta cuenta.
Luego un servidor accedió a la misma para ir, poco a poco, dándole acceso a las carpetas que cada trabajador debería acceder, de manera que ahora todos los departamentos solo tienen acceso a los recursos que ellos mismos van a necesitar. Ni más, ni menos.
Pero lo dicho. Si buscas un servidor online para tu organización, que sepas que con este truco por apenas 100€ al año (más cada cuenta corporativa) tienes todas las ventajas de la suite de Google.
Y si no te vale con 2TBs, tienes opción para 5TBs, 10TBs y hasta 20TBs, eso sí aumentando considerablemente el coste anual.
