Consejos de seguridad para el teletrabajo: Tanto trabajador como empresa

Gemma Juanes, de Cuadernos de Seguridad, me volvía a escribir la semana pasada para pedirme unas 6 o 7 líneas con consejos de seguridad para todos aquellos que estamos teletrabajando.

Un tema del que llevo literalmente años hablando. A fin de cuentas, mi último trabajo presencialista (y solo en parte, que también me aseguré de que me dejaran algunos días de teletrabajo) fue en I+D de Telefónica, hace ya la friolera de casi una década. Nuestra agencia de hecho está formada por varios profesionales repartidos tanto en España, como en Colombia, Venezuela y hasta Tailandia. Así podemos contar con el mejor perfil indistintamente de su localización.

Así pues, me dispuse a prepararle un texto corto hablando sobre ello, pero al final me salió tanto contenido que he preferido publicar por aquí, previa edición, el artículo íntegro. Y por supuesto, dejo por este otro enlace el artículo de investigación que publicaron en el medio (ES).

La base: La digitalización de la empresa

Podría parecer obvio, pero es que es lo que hay. Para que una empresa que trabajaba hasta hace poco en una oficina pueda ofrecer teletrabajo a sus empleados, debe afrontar sí o sí un proceso de transformación digital.

Y esto engloba tanto a puramente la tecnología, como sobre todo a las personas:

• A nivel tecnológico: El primer paso para la mayoría de oficinas es pasar sus activos ofimáticos y comunicativos a entornos cloud. Yo soy partidario de hacerlo con suites como la que ofrece Google (GSuite) o Microsoft (Office365), por eso de que cubren prácticamente todo lo que va a necesitar el trabajador tipo en una compañía. Tanto correo, por supuesto, como también suite ofimática y servicios de comunicación vía mensajería y/o videollamada.
• A nivel humano: Se necesita, sí o sí, formación. Los trabajadores no nacen aprendidos, y aunque es cierto que afortunadamente estas plataformas son cada vez más sencillas de utilizar, en ese proceso de transformación digital hay que englobar a la pata humana, por eso de que se trata de que la tecnología ayude al trabajador a realizar sus labores de la mejor manera posible, no al contrario. Entender qué procesos tenían hasta ahora en la oficina, y cómo pueden trasladarse al entorno cloud ya no solo para salir de la situación actual, sino también para que sean más productivos. E identificar, ya de paso, todos aquellos procesos intrascendentes y duplicados que lamentablemente son el pan de cada día en la mayor parte de oficinas, erradicándolos y estableciendo una guía de uso que empodere el trabajo del empleado y arroje mayores beneficios para la empresa (no una de las cosas, las dos).

Lo necesario: El entorno de trabajo

Entramos ya en una parte más peliaguda. Porque lamentablemente no todos los actuales teletrabajadores tiene la suerte, como es la de un servidor, de contar con un despacho preparado específicamente para desempeñar nuestras labores.

Y más teniendo en cuenta que hoy en día muchos han sido forzados a teletrabajar con la crisis del coronavirus, no porque realmente en la compañía haya una filosofía de conciliación familiar y productividad que vaya alineada con los intereses de sus empleados.

Bajo esta premisa, lo perfecto, como decía, es que en efecto tengamos un lugar en la casa o lugar donde vayamos a teletrabajar dedicado a tal labor, con buena iluminación, sin mucho ruido.

A nivel de hardware, lo mínimo mínimo que recomendaría sería:

• El ordenador: Descarto prácticamente para la mayor parte de teletrabajos una tablet, por eso de que aunque para algunos escenarios puede ser hasta más productiva, lo cierto es que el ordenador de escritorio con un monitor o un simple portátil sigue siendo la herramienta de trabajo definitiva y todoterreno.
• Una buena conexión a internet: En nuestra casa, como ya he contado en más de una ocasión, no llega la fibra, por lo que tenemos montada una buena para conectarnos mediante 4G y dar cobertura más que decente a los tres pisos por igual. Pero lo perfecto, por supuesto, es que podamos contratar una línea de fibra que al menos tenga 50MBs simétricos, sobre todo si vamos a tener que hacer videollamadas y/o subir documentos de gran tamaño a la nube.
• Cascos con cancelación de ruido: si tenemos que compartir el espacio con más miembros de la familia, sobre todo menores.

Si eres trabajador por cuenta ajena te recuerdo que según la nueva Ley de Teletrabajo, la empresa debería sufragar los costes de la línea y ofrecer al menos el ordenador al teletrabajador. Si como un servidor eres autónomo, pues lo mismo (lo tiene que pagar el dueño de la empresa, es decir, tú mismo :D).

Si buscas inspiración, tengo creada una lista de Amazon con mis dispositivos de uso diario, tanto de trabajo como de viaje y juego.

El principal handicap: La reticencia a los cambios

Y este apartado va, nuevamente, hacia ambos lados.

Como empresario, pretender seguir manteniendo un sistema de control absolutista de tus activos informacionales en entornos híbridos como es el de la nube es realmente complicado. Por supuesto para esto está el buen trabajo que se haga a la hora de diseñar las etapas de transformación digital de la compañía, que deben considerar en todo el ciclo de desarrollo la seguridad, privacidad e integridad de los datos.

¿En qué se traduce esto? Pues que ahora ya no solo vale con controlar el parqué de dispositivos de la oficina, sino también a los de cada «oficina» del teletrabajador. De ahí la importancia de que sea la compañía quien ponga el ordenador de trabajo y dé los recursos necesarios al empleado para que éste pueda desempeñar su trabajo de forma segura, privada y productiva.

Hay que hacer especial hincapié en mantener el ciclo de vida de los recursos informacionales (documentos, archivos, etc etc…) gestionados únicamente en el entorno de trabajo que hayamos diseñado. Suites como la GSuite de Google o el Office365 de Microsoft nos ofrecen las garantías suficientes… siempre y cuando, nuevamente, hayan sido bien parametrizadas en su fase de desarrollo, creando una arquitectura de la información que sea robusta y de acceso a cada empleado únicamente a los recursos compartidos que necesita para realizar su labor.

A nivel de dispositivos en el teletrabajo, se cumple la misma premisa que ya ocurría con el trabajo en oficina: Los dispositivos deben estar gestionados por el equipo IT de la compañía, o en caso de no existir, mantenerse actualizados constantemente. Tanto el sistema operativo, como las bases de datos antivirus que utilicemos, como por supuesto el software de trabajo. Una herramienta no actualizada es una herramienta con riesgos de seguridad que ya no solo comprometerían el trabajo del teletrabajador, sino también el de la compañía.

Desde el punto de vista del teletrabajador, hay que luchar con esa esperable reticencia al cambio y entender que esto ha venido para quedarse. Es más, entender la digitalización como una oportunidad de destacar por delante de todos aquellos que o bien no están dispuestos, o directamente no tienen el conocimiento y/o los recursos necesarios para afrontarla.

Bajo este prisma, es importante aceptar cuanto antes que en el proceso de digitalización de nuestro trabajo sí o sí se van a tocar procesos y labores que ya teníamos muy interiorizadas. A veces para erradicarlas por completo (menos trabajo), otras para modificarlas o incluir nuevas etapas (lo que a corto plazo, lamentablemente, va a suponer un plus de trabajo).

El escenario final, en todo caso, y siempre y cuando se haya hecho el trabajo de digitalización adecuado, va a ser beneficioso para ambas partes:

• Los teletrabajadores tendrán mayores opciones de conciliación de la vida familiar: Incluso cuando la crisis sanitaria quede como una mala época y podamos afrontar un trabajo en oficina acompañado por la flexibilidad del teletrabajo.
• La empresa ahorrará costes y si ha gestionado bien los procesos formativos, contará con una serie de recursos informacionales que les permitirá escalar el negocio: Incluso considerando que, en efecto, están obligados a sufragar los gastos de teletrabajo de los empleados.

Si estás en este proceso y quieres que te ayude, que sepas que en PabloYglesias llevamos años afrontando la digitalización de oficinas, locales y centros educativos, y este año claramente ha sido el detonante para que muchos de nuestros clientes (probablemente algunos de tu competencia) se animasen a dar el paso:

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¿Quieres conocer cuáles son mis dispositivos de trabajo y juego preferidos?

Revisa mi setup de trabajo, viaje y juego (ES).

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